Mitä yritys tarvitsee verkkotunnuksesta, webhotellista ja sähköpostista?

Kolme eri asiaa, jotka menevät helposti sekaisin

Moni yrittäjä puhuu kotisivuista yhtenä ostoksena, mutta teknisesti kyse on kolmesta erillisestä palvelusta. Ne voivat tulla samalta toimittajalta yhdellä laskulla tai kolmelta eri taholta kolmella laskulla, ja molemmat tavat toimivat. Vertaus, joka auttaa hahmottamaan kokonaisuuden:

• Verkkotunnus on katuosoite. Se on nimi, jonka asiakas kirjoittaa selaimeen tai näkee käyntikortissasi. Se ei itsessään sisällä mitään, se vain osoittaa johonkin.
• Webhotelli on toimitila. Siellä sivuston tiedostot ja kuvat oikeasti sijaitsevat. Kun kävijä avaa osoitteen, webhotelli lähettää sivun hänen selaimeensa.
• Sähköposti on posti. Se käyttää samaa verkkotunnusta mutta on täysin oma palvelunsa, ja se voi olla eri toimittajalla kuin sivusto.

Erottelu kannattaa sisäistää, koska juuri sen puuttumisesta syntyy ongelmia myöhemmin. Jos et tiedä, mikä palvelu on kenenkin hallussa, et voi vaihtaa toimittajaa hallitusti etkä selvittää vikatilannetta puhelimessa.

Mistä fi-verkkotunnus hankitaan ja mitä se maksaa?

Suomalaisten fi-verkkotunnusten rekisteriä ylläpitää Liikenne- ja viestintävirasto Traficom, mutta tunnusta ei osteta suoraan sieltä. Rekisteröinti tehdään välittäjän kautta, ja välittäjiä ovat käytännössä kaikki webhotellitoimijat ja useimmat kotisivutoimistot. Välittäjä hoitaa rekisteröinnin, laskutuksen ja vuosittaisen uusimisen puolestasi.

Hinta on useimmilla välittäjillä samaa luokkaa: tyypillisesti 10–20 € vuodessa. Ensimmäinen vuosi voi olla tarjoushintainen, joten kannattaa katsoa myös uusimishinta. Kansainväliset päätteet, kuten com-pääte, maksavat yleensä hieman enemmän. Fi-tunnuksen voi rekisteröidä kerralla yhdestä viiteen vuoteen, ja pidempi jakso on käytännöllinen juuri siksi, että uusimisen unohtaminen on tavallinen syy sivuston yllättävään katkoon.

Itse nimen valinnassa pätee kolme sääntöä. Sen pitää olla lyhyt, se pitää pystyä sanelemaan puhelimessa ilman kirjoitusvirheitä, eikä siinä kannata olla väliviivoja enempää kuin on pakko. Jos yrityksesi nimi on jo varattu, toimiva ratkaisu on yhdistää nimi ja toimiala tai paikkakunta. Yrityksellä voi myös olla useita verkkotunnuksia, jotka kaikki ohjataan samaan sivustoon.

Verkkotunnus kuuluu yritykselle, ei toimittajalle

Tämä on koko artikkelin tärkein kohta. Verkkotunnuksella on aina haltija, ja haltijan pitää olla sinun yrityksesi nimi ja y-tunnus. Toimittaja voi olla merkittynä teknisenä yhteyshenkilönä. Se on täysin normaalia ja käytännöllistä, mutta haltijan paikalla ei saa olla toimiston nimeä.

Syy on yksinkertainen. Haltija päättää, mihin tunnus osoittaa ja kenelle se siirretään. Jos haltijana on toimittaja, tarvitset hänen suostumuksensa joka kerta, kun haluat vaihtaa palveluntarjoajaa tai siirtää sivut toisaalle. Useimmiten suostumus tulee ongelmitta, mutta silloin, kun ei tule, tilanne on hankala: yrityksesi tunnetuin osoite on jonkun muun hallussa.

Fi-tunnuksen haltijan voi tarkistaa itse Traficomin verkkotunnushausta. Se kannattaa tehdä nyt, vaikka sivusto olisi ollut käytössä vuosia. Jos haltijatieto on väärä, korjaus onnistuu yleensä helposti niin kauan kuin välit toimittajaan ovat kunnossa.

Mitä webhotelli sisältää?

Webhotelli on palvelu, jossa sivustosi tiedostot sijaitsevat ja josta ne tarjoillaan kävijöille. Pienen yrityksen webhotelli maksaa tyypillisesti muutamasta eurosta parinkymmeneen euroon kuukaudessa. Hintaan kuuluu yleensä:

• Levytila ja siirtomäärä: pienelle yrityssivustolle riittää murto-osa siitä, mitä perustason paketeissa tarjotaan.
• SSL-varmenne eli osoiterivin lukkosymboli ja https-yhteys. Tämän pitää olla mukana ilman lisämaksua.
• Tietokannat ja ohjelmistotuki: tarvitaan, jos sivusto rakennetaan julkaisujärjestelmällä, esimerkiksi WordPressillä.
• Sähköpostilaatikot: useimmissa paketeissa on peruspostilaatikoita, mutta niiden taso vaihtelee paljon.
• Varmuuskopiot ja hallintapaneeli: tarkista, kuinka usein kopio otetaan ja kuinka pitkältä ajalta se on palautettavissa.

Miten webhotelli eroaa palvelimesta?

Webhotelli on jaettu palvelin: samalla koneella on kymmeniä tai satoja sivustoja, ja koneen ylläpito, päivitykset ja valvonta kuuluvat palvelun hintaan. Sinun ei tarvitse tietää palvelimesta mitään.

Oma palvelin tai virtuaalipalvelin on eri asia. Siinä saat käyttöösi kokonaisen ympäristön, jonka asetukset, päivitykset ja tietoturvan hoidat itse tai ostat erikseen. Se maksaa enemmän ja vaatii osaamista, mutta antaa täyden hallinnan.

Käytännön sääntö on selvä: tavalliselle yrityssivustolle webhotelli riittää. Oma palvelin tulee kysymykseen vasta, kun kävijämäärä on suuri, sivusto on raskas verkkokauppa tai jokin järjestelmä vaatii erityisasetuksia. Jos sinulle tarjotaan omaa palvelinta neljän sivun esittelysivustolle, pyydä perustelu.

Kannattaako palvelimen sijaita Suomessa?

Palvelimen sijainti vaikuttaa neljään asiaan. Nopeus on niistä pienin: ero muutaman sadan kilometrin ja muutaman tuhannen kilometrin välillä on kymmenesosasekunteja, mikä on mitattavissa mutta harvoin ratkaisevaa. Loput kolme ovat käytännössä tärkeämpiä.

Ensinnäkin tuki. Suomalaisen konesalin kanssa asioidaan suomeksi ja samassa aikavyöhykkeessä, ja kun sivusto ei toimi maanantaiaamuna, vastaus tulee yleensä saman päivän aikana. Toiseksi tietosuoja: kun henkilötiedot pysyvät EU:n alueella, tietosuoja-asetuksen vaatimukset on yksinkertaisempi dokumentoida. Kolmanneksi sopimus ja laskutus ovat Suomen lain alaisia, mikä helpottaa riitatilanteita.

Meillä asiakkaiden sivustot ovat suomalaisella palvelimella, ja se sisältyy ylläpidon kuukausihintaan. Nopeuteen vaikuttaa muutenkin enemmän se, miten sivusto on rakennettu, kuin se, missä kone seisoo. Aiheesta on oma artikkelinsa nopeat kotisivut.

Sähköposti omalla verkkotunnuksella

Osoite muotoa etunimi@yrityksesi.fi on yksi halvimmista uskottavuuden lähteistä, joita yrityksellä on. Tarjouspyyntöön vastaaminen ilmaisesta sähköpostiosoitteesta ei ole este kaupalle, mutta oma verkkotunnus kertoo, että yritys on olemassa myös huomenna.

Käytännössä vaihtoehtoja on kolme:

Google Workspace ja Microsoft 365 ovat maksullisia ja hinnoitellaan käyttäjäkohtaisesti, tyypillisesti noin 6–14 € käyttäjää kohden kuukaudessa valitusta tasosta riippuen. Ne kannattaa ottaa, jos sähköposti on työn kannalta kriittinen: toimitusvarmuus, roskapostisuodatus, mobiilikäyttö ja tuki ovat selvästi paremmat kuin webhotellin peruslaatikossa.

Sähköposti ei sisälly meidän ylläpitoomme. Sanomme tämän suoraan, koska se on toistuva väärinkäsitys alalla. Järjestämme sähköpostin erikseen, jos pyydät, mutta se ei kuulu 25 euron kuukausihintaan eikä sitä kannata olettaa mukaan kenenkään muunkaan tarjoukseen, ellei siitä ole erikseen mainintaa.

Yksi tekninen vinkki kannattaa muistaa: pidä sähköposti ja sivusto erillään toisistaan. Kun ne ovat eri palveluissa, sivuston siirtäminen toiselle palvelimelle ei katkaise postia, ja sähköpostin vaihtaminen ei kaada sivustoa.

DNS-tietueet selkokielellä

DNS on internetin puhelinluettelo. Se kertoo, mihin verkkotunnus osoittaa. Sinun ei tarvitse osata muokata tietueita itse, mutta kannattaa tietää, mitä ne ovat, jotta ymmärrät, mistä toimittaja puhuu.

Kun tietuetta muutetaan, muutos ei näy koko maailmalle samalla sekunnilla. Vanha tieto on välimuistissa, ja päivittyminen kestää tyypillisesti minuuteista muutamaan tuntiin, joskus vuorokauden. Siksi palvelinvaihdot ajoitetaan yleensä iltaan tai viikonloppuun.

Mitä tapahtuu, jos verkkotunnus vanhenee?

Verkkotunnuksen voimassaolo päättyy, jos uusimislaskua ei makseta. Silloin sivusto ja sähköposti lakkaavat toimimasta samalla hetkellä, ja näistä kahdesta sähköposti on selvästi pahempi: asiakkaiden viestit eivät tule perille, eikä niitä saa jälkikäteen takaisin.

Vanhentunut tunnus ei vapaudu muiden rekisteröitäväksi aivan heti, vaan sillä on varoaika, jonka aikana sen voi lunastaa takaisin. Varoajan pituus ja lunastuksen hinta riippuvat välittäjästä ja päätteestä, joten tarkista oma käytäntösi etukäteen sieltä, mistä tunnus on hankittu. Varoajan jälkeen tunnus vapautuu, ja silloin kuka tahansa voi rekisteröidä sen. Takaisin ostaminen on siinä vaiheessa joko kallista tai mahdotonta.

Syy vanhenemiseen on useimmiten sama: uusimislasku tai muistutus on mennyt osoitteeseen, jota kukaan ei enää lue. Yhteyshenkilö on vaihtunut, kirjanpitäjä on vaihtunut tai muistutus on päätynyt roskapostiin. Neljä käytännön suojaa:

• Laita automaattinen uusiminen päälle, jos välittäjä sen tarjoaa.
• Varmista, että yhteystietona on osoite, jota luetaan myös henkilövaihdosten jälkeen.
• Merkitse erääntymispäivä kalenteriin muistutuksella kuukautta aiemmin.
• Tarkista haltijatiedot kerran vuodessa, esimerkiksi tilinpäätöksen yhteydessä.

Jos verkkotunnus kuuluu ylläpitosopimukseen, kuten meillä, erillistä vuosilaskua ei tule lainkaan eikä sitä siten voi unohtaa.

Mitä meidän ylläpitoomme sisältyy

Kerromme rajat avoimesti, koska juuri tästä syntyy eniten epäselvyyttä. Kaikki luvut ovat arvonlisäverottomia.

Jos mietit, mitä itse sivusto maksaa näiden taustapalveluiden päälle, luvut ovat artikkelissa mitä kotisivut maksavat yritykselle. Ylläpidon sisältö kokonaisuudessaan löytyy sivulta kotisivujen ylläpito ja palvelukokonaisuus sivulta kotisivut yritykselle.

Teemme demon kotisivuistasi maksutta 1–2 arkipäivässä, ja päätät vasta sen jälkeen. Jos päätät jatkaa, hoidamme verkkotunnuksen ja palvelimen valmiiksi.