Näin kotisivut siirretään toiselle toimittajalle ilman katkoa

Tarkista ensin, mitä omistat

Ennen kuin siirtoa kannattaa edes suunnitella, selvitä, mikä on sinun hallussasi ja mikä ei. Tämä on koko projektin tärkein vaihe, ja se vie yleensä puoli tuntia. Käy lista läpi kohta kohdalta ja merkitse jokaiseen kyllä tai ei.

Jos kaikkiin kohtiin tulee kyllä, siirto on suoraviivainen. Jos jokin jää auki, se ei tarkoita, että siirto olisi mahdoton. Se tarkoittaa, että se kohta hoidetaan ensin.

Verkkotunnuksen siirto ja vaihtoavain

Verkkotunnuksen siirto toiselle välittäjälle tehdään fi-tunnuksissa välittäjän vaihtoavaimella. Arkikielessä sitä kutsutaan usein siirtoavaimeksi, mutta fi-tunnuksissa siirtoavain on eri asia: sillä vaihdetaan tunnuksen haltija, ei välittäjää. Vaihtoavain on koodi, jonka nykyinen välittäjä antaa pyynnöstä haltijalle tai suoraan uudelle välittäjälle, ja se on voimassa 30 päivää. Sivusto ja sähköposti toimivat siirron aikana normaalisti, kunhan tietueet pidetään ennallaan.

Kaksi asiaa kannattaa tietää etukäteen. Ensinnäkin vaihtoavaimen saaminen voi kestää muutaman arkipäivän, joten se pyydetään heti projektin alussa eikä viimeisenä päivänä. Toiseksi verkkotunnuksen voimassaolo ja laskutusjakso kannattaa tarkistaa samalla: jos uusimispäivä on lähellä, siirto kannattaa ajoittaa hyvissä ajoin ennen sitä.

Verkkotunnusta ei pidä irtisanoa tai antaa vanhentua siirron toivossa. Vanhentunut tunnus vapautuu varoajan jälkeen kenen tahansa rekisteröitäväksi, ja silloin riski on todellinen. Siirto tehdään aina vaihtoavaimella voimassa olevalle tunnukselle. Verkkotunnuksen, webhotellin ja sähköpostin työnjako on avattu tarkemmin artikkelissa verkkotunnus, webhotelli ja sähköposti.

Aina siirtoa ei tarvita lainkaan. Jos verkkotunnus on jo omissa nimissäsi ja haluat pitää sen nykyisellä välittäjällä, riittää, että verkkotunnus ohjataan uudelle palvelimelle. Se on pienempi toimenpide ja vie minuutteja.

Sisältö ja kuvien käyttöoikeudet

Tekstit voi aina kopioida julkisilta sivuilta, joten niitä ei käytännössä menetä. Työläämpää on se, jos sisältö on hajallaan julkaisujärjestelmässä eikä sitä saa ulos jäsennellysti. Hyvä kumppani luovuttaa sisällön pyynnöstä, ja monesta järjestelmästä sen saa vietyä tiedostona.

Kuvat ovat oma kysymyksensä. Jos kuvat on ostettu kuvapankista, lisenssi on ostettu jonkun nimiin, ja se joku voi olla toimittaja. Käytännössä riski on pieni mutta olemassa, ja se ratkaistaan kysymällä. Jos kuvien alkuperää ei saa selville, turvallisin ratkaisu on hankkia uudet kuvat tai käyttää omia valokuvia. Omat kuvat toimivat usein muutenkin paremmin kuin kuvapankkikuvat.

Siirto on myös luonteva hetki miettiä, kannattaako sisältö siirtää sellaisenaan. Usein osa sivuista on vanhentunut ja osa on jäänyt lukematta. Tästä on oma artikkelinsa: kotisivujen uusiminen.

Sähköpostien siirto on riskialtein vaihe

Sivuston siirtäminen on tekninen rutiini, mutta sähköpostin siirto on se kohta, jossa asiakas huomaa virheen heti. Jos postitietueet vaihdetaan, ennen kuin uudet laatikot ovat valmiina, siinä välissä lähetetyt viestit eivät tule perille. Niitä ei saa jälkikäteen takaisin.

Turvallinen järjestys on tämä:

• Luo uudet postilaatikot valmiiksi uuteen palveluun, ennen kuin mitään tietueita muutetaan.
• Kopioi vanhat viestit ja kansiot uuteen laatikkoon. Useimmissa palveluissa tähän on oma siirtotyökalunsa.
• Vaihda postitietueet vasta sitten, mieluiten illalla tai viikonloppuna, jolloin viestejä tulee vähiten.
• Pidä vanha laatikko auki vielä pari viikkoa. Muutos ei näy kaikille lähettäjille samalla sekunnilla, ja viimeiset viestit voivat tulla vanhaan osoitteeseen.
• Tarkista sähköpostin suojaustietueet uuden palvelun ohjeiden mukaan, jotta lähtevä posti ei päädy vastaanottajien roskapostiin.

Jos sähköposti toimii nyt hyvin eikä sen siirtämiselle ole syytä, sitä ei ole pakko siirtää lainkaan. Sivuston voi siirtää uudelle palvelimelle ja jättää postin ennalleen. Tämä on usein järkevin ratkaisu, ja se poistaa koko riskin. Me kysymme tämän aina, ennen kuin mitään tehdään.

Näin hakukonenäkyvyys säilyy

Tavallinen pelko toimittajan vaihdossa on, että Google-näkyvyys romahtaa. Se on aiheellinen pelko, mutta syy ei ole siirto sinänsä. Näkyvyys kärsii silloin, kun sivujen osoitteet muuttuvat eikä vanhoja ohjata uusiin.

Kaksi sääntöä riittää pitkälle. Ensimmäinen: säilytä osoitteet ennallaan silloin, kun se on mahdollista. Jos vanha palvelusivu on osoitteessa, jonka Google tuntee, pidä sama osoite uudella sivustolla. Toinen: kun osoite muuttuu, tee pysyvä uudelleenohjaus vanhasta uuteen. Se kertoo hakukoneelle, että sivu on muuttanut pysyvästi, ja siirtää sen kertyneen arvon uuteen osoitteeseen.

Käytännön tarkistuslista julkaisupäivälle:

• Ota talteen lista vanhan sivuston osoitteista, ennen kuin vanha sivusto suljetaan.
• Tee jokaiselle muuttuvalle osoitteelle ohjaus lähimpään vastaavaan uuteen sivuun, ei kaikkia etusivulle.
• Varmista, että https-yhteys ja www-muoto toimivat molemmat ja ohjautuvat samaan osoitteeseen.
• Lähetä uusi sivukartta Google Search Consoleen ja seuraa indeksointia parin viikon ajan.
• Päivitä osoite Google-yritysprofiiliin, sosiaaliseen mediaan ja hakemistoihin.

Pieni notkahdus näkyvyydessä on normaali parin viikon ajan, kun hakukone käy uuden sivuston läpi. Jos ohjaukset on tehty, taso yleensä palautuu ja voi parantua, jos uusi sivusto on nopeampi ja selkeämpi kuin vanha.

Milloin vanha sopimus irtisanotaan?

Vastaus on yksiselitteinen: vasta, kun uusi sivusto on julkaistu ja todettu toimivaksi. Ei silloin, kun päätös vaihdosta on tehty, eikä silloin, kun uusi sivusto on kesken.

Syitä on kolme. Vanhaa sivustoa tarvitaan vertailukohtana, jotta nähdään, ettei mitään jäänyt pois. Osoitteiden lista pitää saada ulos ennen sulkemista. Ja jos julkaisussa tulee viivettä, vanha sivusto pitää yrityksesi verkossa sillä välin.

Tarkista kuitenkin sopimuksen irtisanomisaika heti alussa, koska se voi olla kuukausia. Silloin irtisanominen tehdään ajoissa mutta niin, että sopimus päättyy vasta julkaisun jälkeen. Päällekkäisyys yhden kuukauden ajan on halpa vakuutus. Kun irtisanot, tee se kirjallisesti ja pyydä kuittaus.

Sävy kannattaa pitää asiallisena myös silloin, kun vaihdon syynä on tyytymättömyys. Tarvitset entiseltä toimittajalta vaihtoavaimen, sisällön ja usein pari teknistä vastausta, ja ne saa helpoiten yhteistyössä.

Neljä tyypillistä ansaa

Nämä toistuvat siirroissa usein. Kaikki ovat ratkaistavissa, kun ne huomataan etukäteen.

• Toimittaja on verkkotunnuksen haltija. Pyydä haltijatiedon korjausta omiin nimiisi. Se on normaali pyyntö, ja useimmiten se hoituu, kunhan sen esittää ajoissa ja asiallisesti.
• Sisältöä ei saa ulos. Jos sivusto on suljetulla alustalla, vientiä ei välttämättä ole. Tekstit voi kopioida julkisilta sivuilta ja kuvat ladata, joten työ on tallessa, vaikka tiedostoja ei saisi.
• Sähköposti katkeaa. Yleensä syynä on se, että postitietueet vaihdettiin, ennen kuin uudet laatikot olivat valmiina. Järjestys ratkaisee.
• Vanha sivusto suljettiin liian aikaisin. Silloin osoitelistaa ei enää saa, ohjaukset jäävät tekemättä ja näkyvyys kärsii turhaan.

Realistinen aikataulu

Aikataulu riippuu sivuston koosta, mutta tavallisen pienyrityksen sivustolla kokonaisuus on kahdesta neljään viikkoa. Yleensä suurin osa ajasta kuluu sisällön läpikäyntiin ja hyväksyntöihin, ei tekniikkaan.

Sähköpostin siirto tehdään omana vaiheenaan, yleensä vasta sivuston julkaisun jälkeen. Näin kaksi riskiä ei ole päällekkäin samana päivänä.

Näin me teemme siirron

Rakennamme uuden sivuston aina rinnalle omaan esikatseluosoitteeseensa, ja näet sen, ennen kuin mitään muuttuu. Vanha sivusto pysyy pystyssä koko ajan. Vasta kun olet hyväksynyt uuden, osoite käännetään ja ohjaukset kytketään samalla kertaa.

Jos joskus haluat siirtyä eteenpäin, saat verkkotunnuksen välittäjän vaihtoavaimen pyynnöstä myös meiltä. Hinnoittelu on sama kuin muissakin toteutuksissa: peruspaketti alkaen 350 € ja ylläpito alkaen 25 €/kk. Laajemmista kokonaisuuksista tehdään erillinen tarjous. Luvut on avattu artikkelissa mitä kotisivut maksavat yritykselle, ja ylläpidon sisältö löytyy sivulta kotisivujen ylläpito.

Jos harkitset vaihtoa, hyvä ensimmäinen askel on pyytää maksuton demo. Näet 1–2 arkipäivässä, miltä uusi sivusto näyttäisi, ja voit verrata sitä nykyiseen, ennen kuin teet päätöstä. Palvelun kuvaus on sivulla kotisivut yritykselle.