Miksi yrityksen sähköpostit menevät roskapostiin?

Näin ongelma tavallisesti huomataan

Harva huomaa ongelmaa suoraan, koska lähettäjälle ei tule mitään ilmoitusta. Viesti lähtee normaalisti ja näkyy lähetetyissä. Tyypillisiä merkkejä ovat nämä:

• Asiakas sanoo, ettei saanut tarjousta tai laskua, ja löytää sen myöhemmin roskapostista.
• Vastauksia tulee selvästi aiempaa vähemmän, vaikka mikään muu ei ole muuttunut.
• Kotisivujen yhteydenottolomakkeen viestit lakkaavat tulemasta, tai ne tulevat itsellesi roskapostiin.
• Saat palautusviestejä, joissa mainitaan todennus, SPF tai DMARC.

Jos jokin näistä kuulostaa tutulta, syy on todennäköisesti verkkotunnuksen asetuksissa eikä viestiesi sisällössä.

Yleisimmät syyt

Pienyrityksellä kaksi ensimmäistä ovat tavallisimmat. Sisällöllä on merkitystä, mutta asiallinen tarjousviesti ei yleensä päädy roskapostiin sisältönsä vuoksi, jos todennus on kunnossa.

SPF, DKIM ja DMARC selkokielellä

Kaikki kolme ovat tekstirivejä, jotka lisätään verkkotunnuksen asetuksiin. Niitä ei näe sähköpostiohjelmassa, mutta vastaanottajan palvelin lukee ne jokaisen viestin kohdalla.

SPF on vieraslista. Siinä luetellaan palvelimet, jotka saavat lähettää postia verkkotunnuksesi nimissä. Googlen ohjeessa Google Workspacea käyttävän yrityksen tietue on yhden rivin mittainen:

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

Jos käytät useampaa palvelua, jokainen niistä lisätään samaan tietueeseen. Googlen SPF-ohje kertoo myös, että tietueessa voi olla enintään kymmenen include-viittausta, joten lista kannattaa pitää siistinä.

DKIM on allekirjoitus. Sähköpostipalvelu allekirjoittaa jokaisen lähtevän viestin, ja vastaanottaja tarkistaa allekirjoituksen verkkotunnuksen asetuksiin julkaistulla avaimella. Näin vastaanottaja tietää, että viesti on lähtenyt oikealta palvelulta eikä sitä ole muutettu matkalla. Avaimen saat omasta sähköpostipalvelustasi, Google Workspacessa hallintakonsolista.

DMARC on toimintaohje. Se kertoo vastaanottajalle, mitä tehdään viestille, joka ei läpäise SPF- eikä DKIM-tarkistusta. Hyväksytyn tarkistuksen pitää lisäksi koskea samaa verkkotunnusta, joka näkyy lähettäjän osoitteessa. Googlen DMARC-ohjeen mukaan vaihtoehtoja on kolme: viesti toimitetaan normaalisti, se ohjataan roskapostiin tai se hylätään. Google suosittelee aloittamaan lievimmästä ja kiristämään vähitellen, kun raporteista näkee, että kaikki aidot viestit läpäisevät tarkistuksen.

Kolmikko toimii parhaiten yhdessä, koska DMARC nojaa SPF:ään ja DKIM:iin. Pelkkä SPF on tavallinen tilanne, ja se täyttää Gmailin vähimmäisvaatimuksen, mutta Google suosittelee ottamaan käyttöön aina kaikki kolme.

Gmailin ja Yahoon vaatimukset vuodesta 2024

Helmikuusta 2024 alkaen Gmail ja Yahoo ovat asettaneet lähettäjille vähimmäisvaatimukset. Googlen ohjeen mukaan jokaisen Gmail-osoitteisiin lähettävän pitää käyttää vähintään SPF:ää tai DKIM:iä ja salattua yhteyttä, lähettävällä palvelimella pitää olla kelvolliset nimipalvelutiedot, ja Postmaster Toolsissa raportoidun roskapostiosuuden pitää pysyä alle 0,3 prosentin.

Tiukemmat vaatimukset koskevat joukkolähettäjiä eli niitä, jotka lähettävät noin 5 000 viestiä tai enemmän päivässä henkilökohtaisiin Gmail-osoitteisiin. Heiltä vaaditaan kaikki kolme eli SPF, DKIM ja DMARC, jonka käytännöksi riittää lievin vaihtoehto p=none. Lisäksi lähettäjän osoitteen pitää vastata todennettua verkkotunnusta, ja markkinointiviesteissä pitää olla yhden napsautuksen peruutuslinkki. Googlen usein kysytyissä kysymyksissä kerrotaan, että Gmail on marraskuusta 2025 alkaen tiukentanut vaatimusten valvontaa ja voi hylätä vaatimuksia täyttämättömiä viestejä tilapäisesti tai pysyvästi. Yahoon vaatimukset ovat samansuuntaiset.

Pienyritys ei yleensä ole joukkolähettäjä. Perusvaatimukset koskevat kuitenkin kaikkia. Jos lähetät uutiskirjeitä, kannattaa laskea, kuinka lähellä rajaa olet: Google laskee yhteen saman verkkotunnuksen kaikki viestit, ja rajan kerran ylittänyt lähettäjä luokitellaan joukkolähettäjäksi pysyvästi.

Näin tarkistat oman tilanteesi

Tarkistus onnistuu kymmenessä minuutissa ilman teknistä osaamista:

1. Lähetä viesti henkilökohtaiseen Gmail-osoitteeseen. Käytä yrityksesi tavallista osoitetta ja kirjoita viestiin muutama rivi tekstiä.

2. Avaa viesti Gmailissa tietokoneella. Valitse Vastaa-painikkeen vierestä lisää-valikko ja sieltä Näytä alkuperäinen. Uuteen ikkunaan aukeavat viestin tekniset tiedot.

3. Etsi kohdat SPF, DKIM ja DMARC. Hyvässä tilanteessa jokaisen kohdalla lukee PASS. Jos jossakin lukee FAIL, NEUTRAL tai kohta puuttuu, siinä on korjattavaa.

4. Toista sama muille lähettäjille. Lähetä testiviesti myös laskutusohjelmasta, uutiskirjepalvelusta ja kotisivujen yhteydenottolomakkeesta. Ne ovat tavallisimmat kohdat, joissa tarkistus epäonnistuu.

Gmailin ohjeen mukaan kysymysmerkki lähettäjän nimen vieressä tarkoittaa, että viestiä ei ole todennettu. Se on nopein yksittäinen merkki ongelmasta.

Kuka korjaa?

Korjaukseen tarvitaan tavallisesti kaksi osapuolta, ja juuri siksi asia jää usein roikkumaan.

Sähköpostipalvelu antaa oikeat arvot. Google Workspace, Microsoft 365 ja webhotellin sähköposti kertovat kukin omassa ohjeessaan, mitä SPF:ään lisätään ja mikä DKIM-avain julkaistaan. Samoin tekevät laskutusohjelmat ja uutiskirjepalvelut.

Verkkotunnuksen asetusten hallitsija lisää ne. Se voi olla webhotelli, verkkotunnuksen välittäjä tai kotisivujen toimittaja. Jos et tiedä, kuka se on, katso artikkelista verkkotunnus, webhotelli ja sähköposti, miten taustapalvelut jakautuvat. Sen osio sähköpostista omalla verkkotunnuksella kertoo myös vaihtoehdot postin järjestämiseen.

Nopein tapa edetä on koota lista kaikista palveluista, jotka lähettävät postia yrityksesi nimissä, ja antaa se asetusten hallitsijalle. Ilman listaa korjaus tehdään usein vain pääsähköpostille, ja laskut jatkavat matkaansa roskapostiin.

Erityistä varovaisuutta tarvitaan, kun sähköposti siirretään palvelusta toiseen. Silloin sekä postin reitti että todennus muuttuvat samalla kertaa. Tästä on lisää artikkelissa kotisivujen siirto toiselle toimittajalle.

Yhteydenottolomakkeen viestit

Lomake on pienyrityksen tavallisin sokea piste. Kun kävijä lähettää lomakkeen, viestin lähettää kotisivujen palvelin, ei sähköpostipalvelusi. Jos lomake on asetettu lähettämään viesti yrityksesi osoitteella mutta palvelinta ei ole valtuutettu, viesti on vastaanottajan silmissä samannäköinen kuin väärennös.

Toimiva ratkaisu on, että lomake lähettää viestin todennetun lähetyspalvelun kautta ja kävijän osoite on vastausosoitteena. Silloin viesti läpäisee tarkistuksen, ja Vastaa-painike osoittaa suoraan kävijälle.

Kokeile lomaketta itse säännöllisesti, esimerkiksi kerran kuussa, ja aina kun sähköpostiin tai verkkotunnukseen on tehty muutoksia. Lomakkeen muut hyvät käytännöt on koottu artikkeliin mainonta ilman toimivia kotisivuja polttaa rahaa.

Näin me teemme sen

Sähköposti ei sisälly meidän ylläpitoomme (alkaen 25 €/kk, alv 0 %), vaan se järjestetään erikseen. Ylläpidon sisältö on sivulla kotisivujen ylläpito.

Tekemissämme kotisivuissa on roskapostilta suojattu yhteydenottolomake, jonka viestit tulevat perille. Jos kotisivusi ovat uusimisen tarpeessa, teemme demon uusista kotisivuista maksutta 1–2 arkipäivässä, ja päätät vasta sen jälkeen.