Miten yrityksen sähköposti saadaan omalle verkkotunnukselle?

Miksi oma sähköpostiosoite kannattaa

Ilmaisesta sähköpostipalvelusta lähetetty tarjous ei estä kauppaa, mutta oma osoite tekee yrityksestä tunnistettavan. Vastaanottaja näkee osoitteesta saman nimen kuin kotisivujesi osoitteessa, laskussa ja käyntikortissa. Kun yrityksellä on useampi työntekijä, jokainen saa oman osoitteensa samaan verkkotunnukseen, ja yhteiset osoitteet kuten info@ tai myynti@ voidaan ohjata usealle ihmiselle.

Toinen syy on toimitusvarmuus. Microsoftin ohjeen mukaan oma verkkotunnus parantaa sähköpostin toimivuutta ja mainetta, ja se auttaa välttämään rajoitukset, joita palvelun yhteisille osoitteille asetetaan väärinkäytön estämiseksi.

Kolmas syy on jatkuvuus. Osoite pysyy samana, vaikka vaihtaisit sähköpostipalvelua. Kun verkkotunnus on yrityksesi hallinnassa, voit siirtää postin palvelusta toiseen ilman, että asiakkaiden tarvitsee opetella uutta osoitetta. Verkkotunnuksen valintaan liittyviä asioita on käsitelty artikkelissa miten valitset hyvän verkkotunnuksen.

Mistä sähköpostipalvelun saa

Verkkotunnus ja sähköposti ovat kaksi eri palvelua, vaikka ne käyttävät samaa nimeä. Verkkotunnus on osoite, ja sähköpostipalvelu on paikka, jossa postilaatikot ovat. Ne voivat olla samalla tai eri toimittajalla.

Google Workspace ja Microsoft 365 ovat käytännössä toimiston perustyökalut, joihin sähköposti kuuluu osana. Niiden etuna ovat hyvä roskapostisuodatus, toimivat mobiilisovellukset ja kalenterin yhteiskäyttö. Webhotellin sähköposti on usein mukana webhotellin hinnassa, mutta laatikoiden koko, suodatus ja käyttöliittymä vaihtelevat paljon palveluntarjoajasta riippuen.

Valinnassa kannattaa miettiä, mitä muuta käytätte. Jos yrityksen tiedostot ovat jo Google Drivessa tai OneDrivessa, sähköposti kannattaa yleensä ottaa samasta palvelusta, jolloin kaikki on yhden tunnuksen takana.

Mitä yrityksen sähköposti maksaa

Google Workspace ja Microsoft 365 hinnoitellaan käyttäjää kohden. Googlen hinnaston mukaan Google Workspacen edullisin Business Starter -taso maksaa 6,80 € käyttäjää kohden kuukaudessa vuoden sitoumuksella, ja hinta ei sisällä arvonlisäveroa (tarkistettu lokakuussa 2026). Kalliimmat tasot sisältävät enemmän tallennustilaa ja hallintaominaisuuksia. Microsoftin hinnat löytyvät Microsoftin omilta sivuilta, ja kummankin palvelun hintoja ja kampanjoita kannattaa verrata ostohetkellä.

Laske kustannus käyttäjämäärän mukaan. Yhteiset osoitteet, kuten info@ tai laskutus@, eivät aina tarvitse omaa maksullista käyttäjää, koska ne voidaan usein toteuttaa aliaksena tai ryhmäosoitteena, joka ohjaa postin olemassa olevalle käyttäjälle.

Henkilökohtaiset ja yhteiset osoitteet

Ennen käyttöönottoa kannattaa päättää, millaisia osoitteita yritys tarvitsee. Tavallinen ratkaisu on, että jokaisella työntekijällä on oma osoite muodossa etunimi@yrityksesi.fi ja lisäksi on muutama yhteinen osoite, kuten info@, myynti@ tai laskut@. Yhteinen osoite on hyvä ratkaisu silloin, kun yhteydenoton pitää tavoittaa joku, vaikka yksi ihminen olisi lomalla.

Yhteinen osoite voidaan toteuttaa kolmella tavalla. Alias on lisäosoite, jonka posti tulee jonkun olemassa olevaan laatikkoon. Ryhmäosoite jakaa saman viestin usealle ihmiselle. Jaettu postilaatikko on oma laatikkonsa, jota useampi henkilö voi lukea ja josta voi vastata yrityksen nimissä. Ensimmäiset kaksi eivät yleensä vaadi maksullista käyttäjää, joten ne pitävät kuukausihinnan alhaisena.

Mieti myös, mihin kotisivujen yhteydenottolomakkeen viestit ohjataan. Lomakkeen viestit kannattaa ohjata yhteiseen osoitteeseen, jota luetaan päivittäin, eikä yksittäisen työntekijän laatikkoon. Kun työntekijä vaihtuu, yhteinen osoite pysyy ennallaan, ja tarjouspyynnöt tulevat edelleen perille.

Näin käyttöönotto etenee

Käyttöönotto tehdään kahdessa paikassa, eli sähköpostipalvelun hallintapaneelissa ja verkkotunnuksen DNS-asetuksissa. DNS-asetukset ovat verkkotunnuksen osoitekirja, joka kertoo muille palvelimille, minne sivusto ja posti ohjataan. Niiden perusteet on käyty läpi artikkelissa mitä DNS-asetuksista yrittäjän pitää tietää.

• Verkkotunnuksen omistuksen vahvistus. Sähköpostipalvelu antaa tekstitietueen, joka lisätään DNS-asetuksiin. Sen avulla palvelu varmistaa, että verkkotunnus on sinun hallinnassasi.
• Käyttäjien luonti. Postilaatikot luodaan ennen kuin posti ohjataan uuteen palveluun. Microsoft neuvoo lisäämään käyttäjät ennen MX-tietuetta, jotta posti ei katkea siirron aikana.
• MX-tietue. Se kertoo, mihin palveluun verkkotunnuksesi posti toimitetaan. Googlen ohjeen mukaan vanhat MX-tietueet poistetaan, ja muutoksen voimaantulo voi kestää jopa 72 tuntia.
• SPF. SPF-tietue luettelee palvelimet, joilla on lupa lähettää postia verkkotunnuksesi nimissä.
• DKIM. DKIM lisää viesteihin sähköisen allekirjoituksen, jonka vastaanottaja voi tarkistaa.
• DMARC. Tämä tietue kertoo vastaanottajalle, mitä tehdään viesteille, jotka eivät läpäise SPF- tai DKIM-tarkistusta. Google suosittelee odottamaan SPF:n ja DKIM:n käyttöönoton jälkeen vähintään 48 tuntia ja aloittamaan DMARC-käytännöllä none, joka vain raportoi.

Sähköpostin todennus ei ole enää vapaaehtoinen lisä. Googlen lähettäjävaatimusten mukaan kaikilla Gmail-osoitteisiin postia lähettävillä pitää olla käytössä SPF tai DKIM, ja yli 5 000 viestiä päivässä lähettäviltä vaaditaan SPF, DKIM ja DMARC. Jos tietueet puuttuvat, viestisi voivat päätyä vastaanottajan roskapostiin. Oireita ja korjauksia on käsitelty tarkemmin artikkelissa miksi yrityksen sähköpostit menevät roskapostiin.

Kun vanha osoite on jo käytössä

Jos yritykselläsi on jo sähköposti omalla verkkotunnuksella ja vaihdat palvelua, tärkeintä on ajoitus. Vanhat viestit siirretään uuteen palveluun joko palvelun omalla siirtotyökalulla tai ohjelmalla, joka kopioi kansiot. MX-tietue vaihdetaan vasta, kun uudet postilaatikot ovat valmiina. Siirron aikana kannattaa pitää vanha palvelu voimassa muutama päivä, koska osa viesteistä voi saapua vanhaan laatikkoon, kunnes muutos on levinnyt.

Toinen tavallinen tilanne on sivuston siirto. Kun kotisivut siirretään uudelle palvelimelle, sähköposti voi katketa, jos DNS-asetukset korvataan kokonaan eikä sähköpostin tietueita kopioida mukaan. Siksi sähköposti ja sivusto kannattaa pitää erillisinä palveluina, ja ennen jokaista DNS-muutosta kannattaa ottaa talteen nykyiset tietueet.

Tunnusten suojaus ja työntekijän lähtö

Sähköpostitili on monen muun palvelun avain, koska salasanojen palautuslinkit tulevat sinne. Siksi jokaiselle käyttäjälle kannattaa ottaa käyttöön kaksivaiheinen tunnistautuminen, jossa kirjautuminen vaatii salasanan lisäksi puhelimeen tulevan vahvistuksen. Pääkäyttäjän tunnus kannattaa pitää erillään omasta työtilistä ja sen tiedot tallessa yrityksessä, ei vain yhden ihmisen muistissa.

Kun työntekijä lähtee, hänen osoitettaan ei kannata poistaa heti. Postilaatikko voidaan muuttaa jaetuksi tai sen posti ohjata toiselle, jolloin asiakkaiden viestit eivät katoa. Näin toimitaan myös silloin, kun yrittäjä vaihtaa osoitteen muotoa, esimerkiksi etunimestä yhteiseen osoitteeseen.

Kuka hallitsee verkkotunnusta

Sähköpostin käyttöönotossa tarvitset pääsyn verkkotunnuksen DNS-asetuksiin tai yhteyden siihen, joka niitä hallitsee. Usein se on sama taho, jolta verkkotunnus on ostettu, tai kotisivujen ylläpitäjä. Selvitä tämä ennen kuin tilaat sähköpostipalvelun, niin käyttöönotto ei jää odottamaan tunnuksia.

Fi-verkkotunnuksissa muutokset tehdään Traficomin mukaan verkkotunnusvälittäjän kautta. Jos et tiedä, kuka välittäjäsi on, voit tarkistaa verkkotunnuksen julkiset tiedot Traficomin whois-palvelusta.

Verkkotunnuksen haltijaksi kannattaa merkitä yrityksesi, vaikka sen tekninen hallinta olisi kumppanilla. Silloin voit vaihtaa sähköpostipalvelua tai sivuston toimittajaa ilman, että osoitteesi on toisen päätöksen varassa.

Näin me teemme sen

Sähköposti ei sisälly kotisivujen ylläpitoomme, vaan yritys hankkii sähköpostipalvelun erikseen esimerkiksi Googlelta tai Microsoftilta. Ylläpitomme kattaa verkkotunnuksen, suomalaisen palvelimen SSL-suojauksella, päivittäiset varmuuskopiot ja teknisen tuen arkisin hintaan 25 €/kk. Kun teemme kotisivut tai siirrämme sivuston, pidämme sähköpostin DNS-tietueet ennallaan, jotta posti kulkee sivuston vaihdosta huolimatta.