Mitä DNS-asetuksista yrittäjän pitää tietää?

DNS on verkkotunnuksen osoitekirja

Verkkotunnus, esimerkiksi yrityksesi.fi, on nimi. Tietokoneet eivät löydä toisiaan nimen vaan numeerisen IP-osoitteen perusteella. DNS (Domain Name System) on järjestelmä, joka kertoo, mikä osoite nimeen kuuluu. Googlen Workspace-ohjeessa DNS:ää kuvataan verkon puhelinluetteloksi, joka muuttaa verkko-osoitteet IP-osoitteiksi.

Yrittäjälle olennaista on, että osoitekirjassa on monta riviä. Yksi rivi kertoo, missä sivut ovat. Toinen kertoo, minne sähköposti toimitetaan. Kolmas todistaa Googlelle, että verkkotunnus on sinun. Rivit ovat toisistaan riippumattomia, joten sivut voivat olla yhdellä palvelimella ja sähköposti aivan toisessa palvelussa.

Nimipalvelin on palvelin, jolla nämä rivit eli DNS-tietueet säilytetään. Kun joku kirjoittaa osoitteesi selaimeen tai lähettää sinulle sähköpostia, selain tai lähettävä sähköpostipalvelin kysyy nimipalvelimelta, minne mennä. Fi-verkkotunnus on Traficomin välittäjäoppaan mukaan määriteltävä vähintään kahdelle toisistaan riippumattomalle nimipalvelimelle, jotta tunnus toimii, vaikka yksi niistä vikaantuisi.

Mitkä tietueet vaikuttavat mihinkin

Tietueita on kymmeniä tyyppejä, mutta pienyrityksen arjessa vastaan tulee muutama. Taulukossa ne on kuvattu sen mukaan, mitä huomaat, jos tietue on väärin tai puuttuu.

Googlen Workspace-ohjeen mukaan A-tietue yhdistää verkkotunnuksen palvelimen IP-osoitteeseen, MX ohjaa sähköpostin ja TXT-tietueilla vahvistetaan omistus ja sähköpostin suojaus, eli jako on sama kuin taulukossa. Sähköpostin suojaustietueet SPF, DKIM ja DMARC on avattu tarkemmin artikkelissa miksi yrityksen sähköpostit menevät roskapostiin.

Kuka DNS-asetuksiasi hallitsee

Vastaus kannattaa selvittää ennen kuin jotain tarvitsee muuttaa, koska muutostilanteessa sitä tarvitaan ensimmäisenä. Tavallisesti tietueita hallitsee jokin näistä kolmesta.

• Verkkotunnusvälittäjä, jolta verkkotunnus on hankittu. Monella välittäjällä on oma nimipalvelu, ja tietueita muokataan sen hallintapaneelissa.
• Webhotelli, jos verkkotunnus on ohjattu webhotellin nimipalvelimille. Silloin tietueet muokataan webhotellin hallinnassa, vaikka verkkotunnus olisi hankittu muualta.
• Sivuston tekijä tai ylläpitäjä, jos hän on hoitanut verkkotunnuksen ja palvelimen puolestasi.

Selvitä tilanne katsomalla verkkotunnuksesi tiedot Traficomin whois-palvelusta. Haku näyttää fi-tunnuksesta esimerkiksi sen nimipalvelimet ja välittäjän. Nimipalvelimien nimestä näkee yleensä suoraan, kenen palvelussa tietueet ovat, koska niissä on palveluntarjoajan oma verkkotunnus.

Traficomin välittäjäoppaan mukaan välittäjä vastaa siitä, että fi-verkkotunnukseen liitetyt nimipalvelut on määritelty teknisten vaatimusten mukaisesti. Hallinnolliset muutokset, kuten yhteystietojen päivitys, voimassaolon uusiminen ja välittäjän vaihto, tehdään Traficomin ohjeen mukaan oman välittäjän kautta. Verkkotunnuksen, webhotellin ja sähköpostin työnjako on käyty läpi artikkelissa verkkotunnus, webhotelli ja sähköposti.

Milloin DNS-asetuksiin kosketaan

Tavallinen pienyritys muuttaa tietueitaan harvoin, mutta tilanteet ovat tunnistettavia.

Sivusto siirtyy uudelle palvelimelle. A-tietue ja usein www-osoitteen CNAME vaihdetaan osoittamaan uuteen palvelimeen. Jos sähköposti jää ennalleen, MX-tietueisiin ei kosketa. Koko siirron järjestys on artikkelissa kotisivujen siirto toimittajalta toiselle.

Sähköpostipalvelu vaihtuu. MX-tietueet vaihdetaan uuden palvelun ohjeiden mukaan, ja samalla päivitetään SPF- ja DKIM-tietueet. Googlen ohjeen mukaan Google Workspaceen siirryttäessä muut MX-tietueet poistetaan, koska vanhat tai virheelliset tietueet voivat estää sähköpostia toimimasta oikein.

Search Console tai muu palvelu pyytää vahvistusta. Googlen Search Consolessa koko verkkotunnuksen kattava omaisuus vahvistetaan DNS-tietueella. Ohjeen mukaan todennus säilyy vain niin kauan kuin tietue on paikallaan, joten vahvistustietueita ei pidä siivota pois, vaikka niiden tarkoitus olisi unohtunut.

Verkkotunnuksen välittäjä vaihtuu. Välittäjän vaihto ei sinänsä muuta tietueita. Jos tietueet ovat kuitenkin vanhan välittäjän nimipalvelimilla, ne kannattaa ottaa talteen ja siirtää ennen kuin vanha palvelu päättyy. Siirron vaiheet on käyty läpi artikkelissa miten verkkotunnus siirretään toiselle välittäjälle.

Miksi sähköposti katkeaa, vaikka siihen ei koskettu

Tavallinen DNS-virhe pienyrityksessä syntyy näin. Sivusto siirretään uuteen webhotelliin, ja helpoimmalta tuntuu vaihtaa verkkotunnuksen nimipalvelimet osoittamaan uuteen palveluun. Sivut alkavat toimia uudessa paikassa, ja kaikki näyttää olevan kunnossa.

Nimipalvelinten vaihto ei kuitenkaan siirrä vain sivuston A-tietuetta. Se vaihtaa koko osoitekirjan. Uusilla nimipalvelimilla on vain ne tietueet, jotka sinne on lisätty. Jos sähköposti on esimerkiksi Google Workspacessa tai Microsoft 365:ssä eikä sen MX-tietueita ole kopioitu uusille nimipalvelimille, posti lakkaa tulemasta perille. Jos TXT-tietueet jäävät siirtämättä, Search Consolen vahvistus voi raueta ja lähtevä posti voi alkaa päätyä roskapostiin.

Virhe voi tulla esiin vasta päivien päästä, kun asiakas soittaa ja kysyy, miksi tarjouspyyntöön ei ole vastattu. Viestit, jotka tulivat sillä välin, eivät välttämättä ole tallessa missään.

Vaihtoehtoja on kaksi, ja kumpikin toimii. Joko nimipalvelimet pidetään ennallaan ja vaihdetaan vain sivuston A-tietue, tai kaikki nykyiset tietueet kopioidaan uusille nimipalvelimille ennen vaihtoa. Kumpi tapa on järkevämpi, riippuu siitä, kenen hallintaan verkkotunnus jatkossa jää.

Miksi muutos näkyy viiveellä

DNS-tietoja säilytetään välimuistissa ympäri verkkoa, jotta tietoa ei tarvitse kysyä nimipalvelimelta jokaisella sivulatauksella. Jokaisella tietueella on TTL-arvo (time to live), joka kertoo sekunteina, kuinka kauan tieto saa olla välimuistissa. Kun tietuetta muutetaan, osa käyttäjistä näkee vanhan tiedon, kunnes heidän välimuistinsa vanhenee.

Siksi muutos ei näy kaikille yhtä aikaa, ja viive riippuu tilanteesta. Googlen DNS-perusteiden esimerkissä tietueen TTL on 86 400 sekuntia, jolloin muutos voi tulla voimaan vasta 24 tunnin kuluttua. Google Workspacen MX-ohjeen mukaan uusien MX-tietueiden tunnistaminen voi kestää jopa 72 tuntia. Search Consolen ohjeen mukaan käsin lisätty vahvistustietue voi tulla palveluntarjoajalla voimaan vasta 2–3 päivän kuluttua. Luvut koskevat kukin omaa tilannettaan, eikä niistä saa yhtä yleistä viivettä.

Viive on myös syy siihen, miksi siirtymävaiheessa sähköpostia voi tulla sekä vanhaan että uuteen laatikkoon. Vanhaa laatikkoa ei siksi kannata sulkea heti muutoksen jälkeen. Traficomin välittäjäopas toteaa, että TTL-arvon asettaminen suositeltua pienemmäksi on perusteltua esimerkiksi nimipalvelinten muutostilanteissa. Käytännössä ylläpitäjä voi lyhentää TTL:ää etukäteen, jolloin itse muutos leviää nopeammin.

Tarkista nämä ennen muutosta

Nämä kohdat kannattaa käydä läpi ennen jokaista muutosta riippumatta siitä, teetkö sen itse vai hoitaako sen välittäjä tai sivustosi tekijä.

• Ota nykyiset tietueet talteen. Tallenna jokainen rivi tyyppeineen ja arvoineen, esimerkiksi kopioimalla ne tekstitiedostoon. Pitkät TXT-arvot on helpompi palauttaa tekstinä kuin kuvakaappauksesta.
• Selvitä, missä sähköposti on. Katso MX-tietueista, mikä palvelu postin vastaanottaa, ja varmista, että samat tietueet ovat käytössä myös muutoksen jälkeen.
• Selvitä, mitä TXT-tietueet tekevät. Vahvistus- ja suojaustietueet näyttävät satunnaiselta merkkijonolta, mutta niistä riippuu esimerkiksi Search Consolen vahvistus ja postin toimitusvarmuus.
• Kysy, vaihtuvatko nimipalvelimet. Jos vaihtuvat, pyydä vahvistus siitä, että kaikki tietueet siirretään uusille nimipalvelimille ennen vaihtoa.
• Valitse ajankohta. Tee muutos mieluiten silloin, kun viestejä tulee vähiten, ja vältä päiviä, jolloin odotat tärkeää postia.
• Testaa muutoksen jälkeen. Avaa sivut, lähetä sähköpostia toisesta osoitteesta ja vastaa siihen. Tarkista Search Consolesta, että vahvistus on yhä voimassa.

Jos tietueita muuttaa joku muu, sinulta tarvitaan vain tieto siitä, mitä palveluita verkkotunnuksella on käytössä. Lista sähköpostista, sivustosta ja muista palveluista helpottaa tekijän työtä ja vähentää virheitä.

Näin me teemme sen

Kun muualla tehty sivusto tulee meille ylläpitoon, teemme ensin maksuttoman kuntotarkastuksen, jossa käydään läpi myös verkkotunnuksen hallinta. Sen jälkeen siirrämme sivuston palvelimellemme niin, ettei sivusto ole poissa käytöstä. Verkkotunnus voi olla yrityksen omassa hallinnassa tai meillä, ja meillä haltijaksi merkitään aina yritys. Ylläpito on alkaen 25 €/kk (alv 0 %), ja siihen sisältyvät muun muassa yhden verkkotunnuksen vuosimaksu, suomalainen palvelin ja tekninen tuki arkisin.

Sähköposti ei sisälly ylläpitoon. Jos postisi on esimerkiksi Google Workspacessa tai Microsoft 365:ssä, se voi jatkaa siellä, kunhan sen tietueet siirretään mukana. Ylläpidon sisältö on kuvattu sivulla kotisivujen ylläpito.