Kannattaako pienyrityksen kerätä sähköpostilistaa?

Kenelle uutiskirje sopii

Sähköpostilistan arvo syntyy siitä, että sama ihminen ostaa uudelleen. Kun asiakas on kerran löytänyt sinut, viesti muistuttaa sinusta oikealla hetkellä, eikä hänen tarvitse etsiä sinua hakukoneesta uudestaan.

Lista toimii yleensä hyvin näissä tilanteissa:

• Asiakas ostaa toistuvasti, esimerkiksi kampaamossa, hierojalla, kahvilassa tai erikoisliikkeessä.
• Myyt kausituotteita, kuten puutarhan taimia, joulutarjoiluja tai renkaanvaihtoa, ja asiakas haluaa tietää, milloin kausi alkaa.
• Järjestät kursseja, valmennuksia tai tapahtumia, joihin ilmoittaudutaan ennakkoon ja joihin paikat ovat rajalliset.
• Myyt yrityksille palvelua, jonka ostopäätös kypsyy kuukausien aikana, ja asiantunteva sisältö pitää sinut mielessä sen ajan.

Yhteistä näille on, että sinulla on luonteva syy lähettää viesti useammin kuin kerran vuodessa ja että viesti voi johtaa ostoon.

Milloin lista ei kannata

Remontti, katon uusiminen, kotisivut tai tilintarkastus hankitaan harvoin. Kun asiakas on ostanut, hän ei tarvitse samaa palvelua pitkään aikaan, eikä kuukausittainen viesti muuta sitä. Silloin uutiskirje kuluttaa aikaasi ja jää helposti avaamatta.

Tällaisessa yrityksessä aika tuottaa yleensä enemmän muualla. Hyvät referenssit, arvostelut ja selkeä yhteydenottotapa kotisivuilla auttavat sitä, joka etsii palvelua juuri nyt.

Välimuotokin on olemassa. Jos teet kertaluonteisia töitä mutta tarjoat niihin huoltoa tai kausitarkastuksia, kahdesti vuodessa lähetettävä muistutus voi riittää. Se ei ole uutiskirje vaan asiakaspalvelua, ja sen voi usein hoitaa ilman erillistä listaa.

Mitä lista vaatii sinulta

Liittymislomakkeen tekeminen on helppo osuus. Varsinainen työ alkaa vasta sen jälkeen, kun ensimmäiset osoitteet ovat listalla.

Sisältöä säännöllisesti. Lista, jolle ei lähetetä mitään puoleen vuoteen, unohtuu. Kun viesti sitten tulee, vastaanottaja ei enää muista liittyneensä ja merkitsee sen helposti roskapostiksi. Päätä ennen aloittamista, kuinka usein lähetät, ja valitse tahti, jota jaksat pitää yllä. Kerran kuussa tai kauden alussa on parempi kuin kerran viikossa kolmen kuukauden ajan.

Syy avata viesti. Lukija avaa viestin, kun siinä on hänelle jotain hyödyllistä, esimerkiksi uusi kurssi, kauden aloitus, etu listalaisille tai käytännön neuvo. Pelkkä yrityksen kuulumisten kertominen ei yleensä riitä.

Uutiskirjepalvelu. Listaa ei kannata lähettää tavallisesta sähköpostiohjelmasta. Uutiskirjepalvelu hoitaa liittymiset, kiellot, vastaanottajien tiedot ja lähetyksen, ja se on rakennettu siihen, että viestit menevät perille. Lähetä ensimmäiseksi testiviesti itsellesi ja tarkista, ettei se päädy roskapostiin. Syyt ja tarkistukset on käyty läpi artikkelissa miksi sähköpostit menevät roskapostiin.

Mitä laki sanoo sähköpostimarkkinoinnista

Sähköpostilla lähetettävää markkinointia säätelee laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014). Säännöt riippuvat siitä, kenelle viesti lähtee. Tämä on yleiskuva, ei juridinen neuvo, joten epäselvissä tilanteissa kysy lakimieheltä.

Yksityishenkilöille tarvitaan suostumus etukäteen

Lain 200 §:n mukaan sähköpostilla toteutettua suoramarkkinointia saa kohdistaa vain sellaisiin luonnollisiin henkilöihin, jotka ovat antaneet siihen ennalta suostumuksensa. Käytännössä ihmisen on itse liityttävä listalle. Sääntö koskee myös nimetyn työntekijän työosoitetta, ja siitä on yksi poikkeus, joka käydään läpi alempana. Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeen suostumuksesta mukaan suostumusta ei voi antaa vaikenemalla, valmiiksi rastitetuilla ruuduilla tai jättämällä jotakin tekemättä. Suostumuksen peruuttamisen on oltava yhtä helppoa kuin sen antamisen, ja sinun on pystyttävä osoittamaan, että suostumus on annettu.

Omille asiakkaille on poikkeus

Jos olet saanut asiakkaan sähköpostiosoitteen myynnin yhteydessä, saat lain 200 §:n mukaan markkinoida hänelle ilman erillistä suostumusta omia tuotteitasi ja palvelujasi, jotka kuuluvat samaan tuoteryhmään tai ovat muuten vastaavia. Ehtona on, että asiakas voi kieltää osoitteen käytön helposti ja maksutta jo silloin, kun osoite kerätään, ja jokaisen viestin yhteydessä. Kieltomahdollisuudesta on myös kerrottava selkeästi. Koska poikkeus edellyttää myyntiä, se ei kata osoitteita, jotka olet saanut yhteydenottolomakkeesta ilman kauppaa. Se ei myöskään koske toisen yrityksen tuotteita.

Yrityksen yleiseen osoitteeseen saa lähettää, ellei sitä ole kielletty

Lain 202 §:n mukaan suoramarkkinointia yhteisölle saa harjoittaa, jos yhteisö ei ole sitä nimenomaisesti kieltänyt. Tietosuojavaltuutetun toimiston suoramarkkinoinnin usein kysytyissä kysymyksissä esimerkkinä on yrityksen yleinen sähköpostiosoite, kuten info-osoite. Yhteisölläkin on oltava jokaisessa viestissä helppo ja maksuton tapa kieltää viestit.

Nimetyn työntekijän työosoite on eri asia, koska viesti menee silloin ihmiselle. Siihen saa lähettää markkinointia ilman suostumusta vain, jos vastaanottaja työskentelee tehtävissä, joihin tarjottava tuote tai palvelu olennaisesti liittyy. Kirjanpitäjälle voi siis lähettää viestin kirjanpito-ohjelmasta, mutta saman yrityksen myyjälle ei, eikä jokaiselle yrityksen työntekijälle voi lähettää samaa markkinointia. Ohjeen mukaan tämä on varmistettava ennen ensimmäistä viestiä, ja sinun on pystyttävä osoittamaan se. Jos tilanne tuntuu tulkinnanvaraiselta, pyydä suostumus myös yritysasiakkailta. Se on yksinkertaisin tapa olla varma.

Jokaisessa viestissä on oltava sama perusta

Lain 203 §:n mukaan markkinointiviesti on voitava tunnistaa markkinoinniksi heti, kun sen saa. Kiellettyä on lähettää viestiä, jossa lähettäjän henkilöllisyys peitetään, tai viestiä, jossa ei ole voimassa olevaa osoitetta, johon vastaanottaja voi lähettää lopetuspyynnön. Kun joku kieltää viestit, hänen tietojaan ei saa enää käyttää suoramarkkinointiin. Uutiskirjepalvelussa tämä hoituu yleensä viestin alalaidan peruutuslinkillä, kunhan et poista sitä.

Liittymislomake kotisivuilla

Liittymislomake on tavallisesti pieni lohko, jossa kysytään sähköpostiosoite ja kerrotaan, mitä listalle liittyvä saa. Sen voi sijoittaa sivun alaosaan, tapahtuma- tai kurssisivulle tai kiitossivulle, jolle kävijä päätyy yhteydenoton jälkeen.

Hyvä liittymislomake kertoo ennen painiketta, mitä viestejä tulee ja kuinka usein. Lupaus "kauden avaus ja listalaisten edut, noin kerran kuussa" kertoo kävijälle enemmän kuin pelkkä "tilaa uutiskirje", koska hän tietää, mihin sitoutuu. Lomakkeen vieressä on linkki tietosuojaselosteeseen, ja selosteessa kerrotaan, mihin osoitteita käytetään ja mitä palvelua lähettämiseen käytetään. Ohjeet selosteen sisällöstä ovat artikkelissa milloin kotisivuille tarvitaan tietosuojaseloste.

Jos haluat kerätä liittyjiä myös yhteydenottolomakkeella, tee siitä erillinen ja vapaaehtoinen valinta, jota ei ole rastitettu valmiiksi. Viestin lähettäminen ei saa edellyttää listalle liittymistä. Lomakkeen muut kentät on käyty läpi artikkelissa mitä yhteydenottolomakkeessa kysytään.

Moni uutiskirjepalvelu käyttää vahvistusviestiä. Liittyjä saa ensin viestin, jossa hän vahvistaa osoitteensa linkillä, ja vasta sen jälkeen hän on listalla. Laki ei sitä vaadi, mutta se auttaa karsimaan kirjoitusvirheet ja toisen ihmisen osoitteella tehdyt liittymiset. Vahvistuksesta jää myös merkintä, josta voi olla apua, jos sinun pitää myöhemmin osoittaa, että liittyjä on itse halunnut listalle.

Mitä kerätä ja mitä jättää pois

Sähköpostiosoite riittää useimmille listoille. Etunimi on hyödyllinen, jos aiot käyttää sitä viestin tervehdyksessä, mutta lisäkentät voivat vähentää liittyjiä. Tietosuoja-asetus edellyttää lisäksi, ettei henkilötietoja kerätä enempää kuin käyttötarkoitukseen tarvitaan.

Kysy muuta vain, jos käytät sitä. Paikkakunta on perusteltu, jos järjestät tapahtumia eri kaupungeissa ja haluat kutsua vain lähellä asuvat. Kiinnostuksen kohteet ovat perusteltuja, jos lähetät eri ryhmille eri viestejä. Syntymäaika, puhelinnumero tai osoite eivät kuulu uutiskirjeen liittymislomakkeeseen, ellei niille ole selvää käyttöä.

Älä myöskään osta valmiita osoitelistoja tai kopioi osoitteita muualta. Ostettu lista ei sisällä suostumusta lähettää viestejä sinulta, ja vastaanottajat, jotka eivät tunne sinua, merkitsevät viestit helposti roskapostiksi. Silloin myös muut viestisi voivat alkaa päätyä roskapostiin.

Mistä tiedät, onko listasta hyötyä

Uutiskirjepalvelu näyttää jokaisesta lähetyksestä avaukset, klikit ja peruutukset. Ne kertovat, kiinnostaako sisältö, mutta eivät sitä, tuoko lista kauppaa. Avauksiin kannattaa lisäksi suhtautua varauksella, koska osa sähköpostiohjelmista voi ladata viestin sisällön automaattisesti. Silloin viesti voi näkyä avattuna, vaikka kukaan ei ole lukenut sitä.

Parempi mittari on se, mitä viestin jälkeen tapahtuu. Lisää viestin linkkeihin seurantatunniste, jotta näet kävijäseurannasta, kuinka moni tuli kotisivuille uutiskirjeen kautta ja mitä he tekivät siellä. Seuraa samalla varauksia, ilmoittautumisia ja myyntiä parin päivän ajan lähetyksen jälkeen. Jos kurssi täyttyy viikossa aina, kun lähetät kutsun, tiedät listan arvon ilman tarkkoja prosentteja. Jos sivuillasi on kävijäseurantaa, muista evästesuostumus, josta lisää artikkelissa onko evästebanneri pakollinen. Mittaamisen periaatteet ovat samat kuin mainonnassa, ja ne on käyty läpi artikkelissa mistä tiedät, tuottaako mainonta.

Peruutusten määrä kertoo tahdista. Jos jokaisen viestin jälkeen moni poistuu listalta, lähetät liian usein tai sisältö ei vastaa sitä, mitä liittymislomakkeessa luvattiin. Anna listalle puoli vuotta aikaa, ennen kuin päätät sen kohtalosta.

Näin me teemme sen

Emme lähetä uutiskirjeitä emmekä ylläpidä postituslistoja. Jos päätät aloittaa listan, valitset itse uutiskirjepalvelun, ja viestit lähtevät sieltä.

Kotisivuillesi voimme liittää valitsemasi uutiskirjepalvelun liittymislomakkeen ja lisätä sen viereen linkin tietosuojaselosteeseen. Liittymislomake on sivustolle uusi toiminnallisuus, joten sen hinta on tarjouksesta. Ylläpidon ja lisätöiden sisältö on sivulla kotisivujen ylläpito.