Mitä yhteydenottolomakkeessa ja yhteystietosivulla pitää olla?

Yhteydenottolomake vai tarjouspyyntölomake

Yhteydenottolomake on avoin: kävijä kirjoittaa asiansa omin sanoin. Tarjouspyyntölomake on jäsennelty: se kysyy ne tiedot, joita tarvitset hinnan arvioimiseen. Kumpikin on oikea valinta eri tilanteessa.

Jos palvelusi ovat sellaisia, että hinta riippuu muutamasta selvästä tekijästä, kuten neliöistä, matkasta tai määrästä, tarjouspyyntölomake säästää sinulta yhden puhelun. Jos jokainen työ on erilainen tai asiakas ei vielä tiedä, mitä tarvitsee, avoin lomake on helpompi täyttää. Monelle pienyritykselle riittää yksi lomake, jossa on yleinen viestikenttä ja kaksi tai kolme tarkentavaa kysymystä.

Pakolliset ja valinnaiset kentät

Jokainen pakollinen kenttä voi olla syy jättää lomake kesken. Kysy itseltäsi kentän kohdalla: voinko vastata ilman tätä tietoa? Jos voit, kenttä on valinnainen tai tarpeeton.

Puhelinnumeroa kannattaa pyytää, jos soitat mieluummin kuin kirjoitat. Kerro silloin kentän vieressä, miksi kysyt sitä: esimerkiksi soitamme, jos tarvitsemme tarkennuksia. Valinnainen kenttä merkitään selvästi valinnaiseksi, ettei kävijä jätä lomaketta siksi, että luuli sitä pakolliseksi.

Kaksi asiaa tekee lomakkeesta helpomman käyttää kaikille. W3C:n saavutettavuusoppaan lomakeosion mukaan jokaisella kentällä pitäisi olla otsikko, joka on kytketty kenttään, ja ohjeiden osion mukaan kentän sisällä näkyvä harmaa vihjeteksti ei korvaa otsikkoa, koska se katoaa, kun kenttään aletaan kirjoittaa. Lisäksi WCAG 2.2:n kohta 1.3.5 edellyttää AA-tasolla, että käyttäjää koskevien kenttien tarkoitus on koneellisesti tunnistettavissa. Kun vaatimus toteutetaan kenttien autocomplete-määritteellä, selain voi täyttää nimen, sähköpostin ja puhelinnumeron automaattisesti aiemmin tallennetuista tiedoista, jolloin kävijän ei tarvitse kirjoittaa niitä uudelleen. Erityisesti puhelimella se säästää vaivaa. Koskeeko saavutettavuusvaatimus yritystäsi lain tasolla, käydään läpi artikkelissa verkkosivujen saavutettavuus.

Alakohtaiset kentät tarjouspyyntöön

Hyvä tarjouspyyntölomake kysyy ne kolme tai neljä asiaa, jotka kysyisit joka tapauksessa ensimmäisessä puhelussa. Alla esimerkkejä. Valitse niistä vain ne, joita ilman et pysty arvioimaan hintaa.

Valintalista tai valintaruudut ovat avointa tekstikenttää nopeampia täyttää, kun vaihtoehtoja on vähän. Jätä silti aina vaihtoehto muu tai en tiedä, koska asiakas ei aina tunne alan jakoa. Toimialakohtaisia esimerkkejä on myös artikkeleissa kotisivut rakennusyritykselle ja kotisivut kampaamolle.

Liitteet, kiitossivu ja vastausaika

Liitteet. Kuva vuotavasta katosta tai vaurioituneesta lattiasta kertoo enemmän kuin kappale tekstiä, joten liitekenttä on hyödyllinen aloilla, joilla kohde pitää nähdä. Rajaa sallitut tiedostot kuviin ja PDF-tiedostoihin ja kerro kentän vieressä kokoraja. Jos liitteet eivät ole alallesi tarpeen, jätä kenttä pois: se on yksi asia lisää, jota kävijä miettii.

Kiitossivu tai vahvistusviesti. Lähetyksen jälkeen kävijän pitää nähdä selvästi, että viesti meni perille. Kerro samalla, mitä seuraavaksi tapahtuu ja milloin. Erillinen kiitossivu on myös helppo tapa mitata lomaketta, koska käynnit sillä kertovat suunnilleen, montako viestiä on lähetetty.

Vastausaika. Lause, kuten vastaamme yleensä saman arkipäivän aikana, vähentää epävarmuutta. Lupaa kuitenkin vain se, minkä pystyt pitämään myös lomalla ja kiireisimpänä viikkona. Rikottu lupaus on huonompi kuin ei lupausta lainkaan.

Roskapostisuojaus selkokielellä

Jokainen julkinen lomake saa ennen pitkää roskapostia, jota koneet lähettävät automaattisesti. Suojauksen tavoite on erottaa ihminen koneesta niin, ettei ihmisen tarvitse tehdä mitään ylimääräistä. Tavallisimmat keinot ovat nämä:

• Piilokenttä: lomakkeessa on kenttä, jota ihminen ei näe. Kone täyttää sen, ja viesti hylätään.
• Aikatarkistus: jos lomake lähetetään sekunnissa sivun avaamisesta, sen on todennäköisesti lähettänyt kone.
• Palvelinpään tarkistukset: esimerkiksi viestien, joissa on pelkkiä linkkejä, hylkääminen.
• Ulkopuolinen tunnistuspalvelu: esimerkiksi Googlen reCAPTCHA.

Googlen reCAPTCHA v3 -ohjeen mukaan versio 3 ei keskeytä käyttäjää vaan palauttaa pistemäärän väliltä 0,0–1,0, jossa 1,0 tarkoittaa todennäköisesti ihmistä ja 0,0 todennäköisesti konetta. Googlen usein kysytyissä kysymyksissä todetaan, että palvelun merkin saa piilottaa, kunhan käyttäjälle näkyy lomakkeen yhteydessä teksti, jonka mukaan sivusto on suojattu reCAPTCHAlla. Koska kyse on ulkopuolisen yrityksen palvelusta, se kannattaa mainita myös tietosuojaselosteessa. Usein kevyemmät keinot riittävät pienen yrityksen lomakkeelle ilman ulkopuolista palvelua.

Vältä tehtäviä, joissa kävijän pitää tunnistaa kuvia tai kirjoittaa vääristyneitä kirjaimia, jos voit. Ne hidastavat jokaista oikeaa asiakasta. Muista myös, että suojaus voi joskus hylätä oikean viestin, joten testaa lomake itse aina sivujen muutosten jälkeen ja tarkista roskapostikansio.

Tietosuoja lomakkeen vieressä

Lomake kerää nimen ja yhteystietoja, ja ne ovat henkilötietoja. Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeen mukaan, kun henkilötiedot kerätään ihmiseltä itseltään, hänelle on kerrottava käsittelystä silloin, kun tiedot kerätään. Tavallinen tapa on lisätä lomakkeen alle tai lähetyspainikkeen viereen lyhyt lause ja linkki tietosuojaselosteeseen.

Älä lisää lomakkeeseen pakollista valintaruutua, jolla kävijä hyväksyy markkinoinnin. Jos haluat lähettää uutiskirjettä, tee siitä erillinen ja vapaaehtoinen valinta. Jos sivuillasi on analytiikkaa, joka seuraa myös lomakkeen lähetyksiä, evästesuostumuksen säännöt on käyty läpi artikkelissa onko evästebanneri pakollinen.

Mitä yhteystietosivulla on oltava

Kaikki eivät halua täyttää lomaketta. Osa soittaa, osa kirjoittaa sähköpostia ja osa haluaa ensin tarkistaa, että yritys on olemassa. Yhteystietosivulle kuuluvat siksi lomakkeen lisäksi:

• Puhelinnumero klikattavana linkkinä ja tieto siitä, milloin vastaat.
• Sähköpostiosoite tekstinä, jotta sen voi kopioida.
• Yrityksen virallinen nimi, osoite ja y-tunnus, joista kävijä voi tarkistaa yrityksen.
• Toimialue, jos et palvele kaikkialla.
• Aukioloajat, kulkuohje ja kartta, jos asiakkaat tulevat luoksesi.

Osa tiedoista voi olla myös lakisääteisiä. Sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 176 §:n mukaan tietoyhteiskunnan palvelun tarjoajan on pidettävä helposti, välittömästi ja jatkuvasti saatavilla muun muassa nimensä, maantieteellinen osoitteensa ja sähköpostiosoitteensa. Pelkkä lomake ei siis riitä yhteystiedoksi. Yhteystiedot kannattaa näyttää myös jokaisen sivun alatunnisteessa, koska kaikki kävijät eivät avaa erillistä yhteystietosivua.

Jos sivuiltasi tulee kävijöitä mutta ei yhteydenottoja, lomake on vain yksi mahdollinen syy. Muut käydään läpi artikkelissa miksi kotisivut eivät tuo asiakkaita.

Näin me teemme sen

Tekemiimme kotisivuihin kuuluu roskapostilta suojattu yhteydenottolomake ja tietosuojaseloste. Näet lomakkeen demossa muun sivun mukana 1–2 arkipäivässä. Jos alallasi tarvitaan lomakkeeseen omia kenttiä, kerro siitä, kun käyt demon läpi.