Mitä tarvitaan kotisivuja varten?

Mikä on välttämätöntä heti alussa

Kotisivujen tärkein tehtävä on kertoa, mitä teet, missä toimit ja miten sinuun saa yhteyden. Siihen ei tarvita valmista kuvapankkia eikä viimeisteltyjä tekstejä. Välttämätöntä alussa on vain tieto, josta asiakas tunnistaa yrityksesi ja löytää tavan ottaa yhteyttä.

Yhteystiedoissa on myös lain vaatimus. Sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 176 §:n mukaan verkossa palveluja tarjoavan on pidettävä helposti, välittömästi ja jatkuvasti saatavilla muun muassa nimensä, maantieteellinen osoitteensa ja sähköpostiosoitteensa. Jos yritys on merkitty kaupparekisteriin tai muuhun julkiseen rekisteriin, myös rekisteri ja y-tunnus kuuluvat näihin tietoihin. Tarkemmin vaatimuksista kerrotaan artikkelissa mitä tietoja verkkosivuilla pitää olla.

Kirjoita yrityksen nimi samassa muodossa kuin muualla. Googlen yritysprofiilin ohjeen mukaan profiilissa käytetään yrityksen tarkkaa nimeä, joka vastaa kylteissä ja verkkosivuilla käytettyä nimeä. Kun nimi, osoite ja puhelinnumero ovat samat kotisivuilla ja yritysprofiilissa, asiakas ja Google tunnistavat ne samaksi yritykseksi.

Mieti samalla, miten haluat asiakkaiden ottavan yhteyttä. Jos vastaat puhelimeen vain tiettyinä aikoina, kerro ne sivuilla. Jos haluat tarjouspyynnöt lomakkeella, päätä, mihin sähköpostiin ne ohjataan ja kuka niihin vastaa. Jos yrityksessä on useampi työntekijä, kannattaa sopia, kenen nimi ja numero sivuilla näkyvät, sillä yksi selkeä yhteystieto on asiakkaalle helpompi kuin pitkä luettelo.

Palvelut ja tekstit

Palveluista riittää alussa luettelo siitä, mitä teet, kenelle ja millä alueella. Jos osaat kertoa palvelusta puhelimessa asiakkaalle, sama tieto riittää sivujen tekstien pohjaksi. Hyödyllisiä lisätietoja ovat asiakkaiden usein kysymät kysymykset, hinnoittelun perusteet ja se, miten työ etenee yhteydenotosta valmiiseen.

Tekstejä ei tarvitse kirjoittaa itse. Moni yrittäjä kirjoittaa lyhyet ranskalaiset viivat ja antaa sivujen tekijän muotoilla niistä tekstit, jotka hän sitten tarkistaa. Vaihtoehtoja on käsitelty tarkemmin artikkelissa mistä tekstit kotisivuille. Tärkeintä on, että tiedot ovat oikein, sillä vain sinä tiedät, mitä yrityksesi tekee ja mitä se ei tee.

Palvelukuvauksen pohjaksi riittää, että vastaat muutamaan kysymykseen omin sanoin.

• Mitä teet ja kenelle. Palvelut lueteltuina sekä se, ovatko asiakkaasi kuluttajia, yrityksiä vai molempia.
• Missä toimit. Paikkakunnat tai alue, jolla palvelet, ja palveletko myös etänä.
• Miten työ etenee. Mitä tapahtuu yhteydenoton jälkeen ja mitä asiakkaalta tarvitaan.
• Mitä asiakkaat kysyvät. Toistuvat kysymykset puhelimessa ja sähköpostissa sopivat sivujen kysymysosioon sellaisinaan.
• Miten hinta muodostuu. Tarkka hinta, alkaen-hinta tai hinnoittelun perusteet, jos hinta riippuu työstä.

Kuvat

Omat kuvat työstä, tiloista ja ihmisistä kertovat yrityksestä enemmän kuin yleiset kuvapankkikuvat. Puhelimella otettu, hyvin valaistu kuva riittää useimmiten hyvin kotisivuille. Jos omia kuvia ei vielä ole, sivut voi aloittaa kuvapankkikuvilla ja vaihtaa ne omiin myöhemmin.

Kuvissa pitää olla käyttöoikeus. Googlen kuvahausta löytynyt kuva ei ole vapaasti käytettävissä, ja jos kuvassa näkyy tunnistettava ihminen, pitää lisäksi huomioida tietosuoja. Asiaa on käsitelty artikkelissa saako netistä löydettyjä kuvia käyttää kotisivuilla. Jos sinulla on kuvia, toimita ne alkuperäisinä tiedostoina, sillä viestisovellusten kautta lähetetyt kuvat pakataan usein pienemmiksi.

Logo

Logo ei ole edellytys kotisivuille. Yrityksen nimi selkeällä fontilla toimii logona hyvin, ja moni pieni yritys toimii vuosia ilman erikseen suunniteltua merkkiä. Jos logo on jo olemassa, sen tiedosto kannattaa toimittaa mahdollisimman alkuperäisessä muodossa, mieluiten vektoritiedostona tai läpinäkyvätaustaisena kuvana.

Jos logoa ollaan vasta suunnittelemassa, kotisivuja ei tarvitse odottaa. Logon voi vaihtaa sivuille myöhemmin ilman, että muuta tarvitsee tehdä uudelleen. Jos yrityksellä on jo vakiintuneet värit esimerkiksi autossa, työvaatteissa tai käyntikorteissa, kerro ne sivujen tekijälle, jotta sivut näyttävät samalta yritykseltä. Tarkemmin logon vaatimuksista verkossa kerrotaan artikkelissa tarvitaanko logo ennen kotisivuja.

Verkkotunnus

Verkkotunnus on kotisivujen osoite, esimerkiksi yrityksennimi.fi. Jos yrityksellä on jo verkkotunnus, sitä käytetään myös uusille sivuille, ja tarvitset tiedon siitä, kenen palvelussa se on. Jos verkkotunnusta ei ole, se hankitaan samalla kun sivut tehdään.

Traficomin ohjeen mukaan fi-verkkotunnus on voimassa määräajan, 1–5 vuotta kerrallaan, ja muutokset siihen tekee verkkotunnusvälittäjä. Verkkotunnus voi olla yrityksen omassa hallinnassa tai sivujen ylläpitäjällä, kunhan haltijaksi on merkitty yritys. Hyvän nimen valintaa on käsitelty artikkelissa miten valitset yritykselle hyvän verkkotunnuksen.

Referenssit ja asiakaspalautteet

Referenssit ja asiakkaiden palautteet auttavat uutta asiakasta luottamaan yritykseesi. Niitä ei kuitenkaan tarvita ensimmäiseen versioon. Aloittavalla yrityksellä niitä ei usein vielä ole, ja sivut voi silti julkaista.

Kun lisäät referenssejä, kysy asiakkaalta lupa nimen, logon tai palautteen käyttämiseen. Jos asiakkaat ovat jättäneet arvioita yritysprofiiliisi, niihin voi viitata kotisivuilla. Valmiiden töiden kuvat ovat usein vakuuttavampia kuin pitkät kuvaukset, kunhan kuvissa ei näy mitään, mitä asiakas ei halua näyttää.

Jos referenssejä ei vielä ole, sivuilla voi kertoa muuta, mikä lisää luottamusta. Tällaisia ovat esimerkiksi koulutus, kokemus alalta, ammattipätevyydet ja jäsenyydet alan järjestöissä. Ne kannattaa kirjoittaa sivuille vain, jos ne pitävät paikkansa ja liittyvät palveluun, jota myyt.

Jos yrityksellä on jo vanhat sivut

Vanhat sivut ovat usein paras aineistolähde, vaikka niiden ulkoasu olisi vanhentunut. Niistä löytyvät yleensä palvelut, yhteystiedot ja osa kuvista, ja niitä voi käyttää uusien tekstien pohjana. Käy vanhat tiedot kuitenkin läpi ennen uudistusta, sillä palvelut, hinnat ja henkilöt ovat voineet muuttua sen jälkeen, kun sivut on viimeksi päivitetty.

Selvitä samalla, missä vanha sivusto ja verkkotunnus ovat ja kenellä on niiden tunnukset. Jos verkkotunnukseen on liitetty yrityksen sähköposti, se pitää huomioida, kun sivut siirretään uuteen paikkaan, jotta posti kulkee myös siirron jälkeen. Kokonaisuutta on käsitelty artikkelissa kotisivujen uusiminen.