Näin vaihdat verkkotunnuksen haltijaksi yrityksesi

Haltija, käyttäjä ja välittäjä

Arkikielessä puhutaan verkkotunnuksen haltijasta tai omistajasta, Traficomin ohjeissa verkkotunnuksen käyttäjästä. Kyse on samasta asiasta: siitä henkilöstä tai organisaatiosta, jonka nimiin tunnus on rekisteröity. Välittäjä taas on yritys, jonka kautta tunnus on hankittu ja joka tekee siihen kaikki muutokset.

Traficomin verkkotunnusvälittäjän oppaan mukaan fi-tunnus rekisteröidään aina sen todellisen käyttäjän nimiin, eikä asiakkaan tunnusta saa merkitä esimerkiksi välittäjän omiin nimiin. Oppaan mukaan Traficom arvioi epäselvyyksiä ja riitoja selvittäessään aina rekisteriin käyttäjäksi merkityn oikeuksia suhteessa muiden oikeuksiin. Rekisterimerkinnällä on siis todellista painoa: se, kenen nimi rekisterissä on, on lähtökohtaisesti vahvoilla.

Haltijana voi olla kuka tahansa. Traficomin ohjeen mukaan kaikki yritykset, yhteisöt ja yksityishenkilöt voivat rekisteröidä fi-tunnuksen kotipaikasta riippumatta. Kun sivuja käytetään yrityksen liiketoimintaan, luontevin haltija on yleensä yritys itse. Kenen nimissä tunnuksen kannattaa olla ja miksi, on käyty läpi artikkelissa verkkotunnus, webhotelli ja sähköposti.

Kolme tavallista tilannetta

Kahdessa ensimmäisessä tapauksessa siirto on muodollisuus, koska sekä luovuttaja että vastaanottaja olet käytännössä sinä. Kolmas on hankalampi, ja siihen palataan alempana.

Kun toiminimestä tulee osakeyhtiö, tulee myös uusi haltija

Kun yksityinen elinkeinonharjoittaja muuttaa toimintansa osakeyhtiöksi, perustetaan käytännössä uusi yritys. Suomen Yrittäjien ohjeen mukaan toiminimen y-tunnus ei siirry osakeyhtiölle, vaan osakeyhtiö saa oman y-tunnuksensa.

Verkkotunnuksen kannalta tämä tarkoittaa, että tunnus on edelleen toiminimen eli sinun nimissäsi, vaikka sivut ja sähköposti palvelevat nyt osakeyhtiötä. Koska osakeyhtiö on eri oikeushenkilö, kyse on arviomme mukaan siirrosta toiselle käyttäjälle eikä pelkästä yhteystietojen päivityksestä. Traficomin ohjeissa nämä ovat eri muutoksia. Varmista menettely välittäjältäsi.

Hyvä hetki on sama, jolloin siirrät muutkin sopimukset osakeyhtiön nimiin. Kirjaa verkkotunnus samaan listaan pankkitilin, vakuutusten ja puhelinliittymien kanssa, niin se ei jää vanhan y-tunnuksen alle vuosiksi.

Näin haltijan vaihto tehdään

Fi-tunnuksen siirto toiselle käyttäjälle kulkee aina välittäjän kautta. Traficomin ohjeen ja välittäjän oppaan mukaan vaiheet ovat nämä:

• Siirtopyyntö välittäjälle: nykyinen haltija tai hänen valtuuttamansa pyytää siirtoa. Välittäjä varmistaa, että pyytäjällä on oikeus siirtää tunnus.
• Siirtoavain nykyiselle haltijalle: välittäjä lähettää avaimen tunnuksen nykyiselle käyttäjälle. Avain on Traficomin määrittelemä koodi, jota välittäjä ei näe.
• Avain ja uuden haltijan tiedot välittäjälle: haltija antaa avaimen välittäjälle ja valtuuttaa näin siirron. Avain on voimassa 30 päivää.
• Siirto viidessä arkipäivässä: välittäjän on toteutettava siirto viiden arkipäivän kuluessa siitä, kun avain ja uuden käyttäjän tiedot on toimitettu. Oppaan mukaan aikaraja on lakisääteinen.

Sivusto ja sähköposti toimivat siirron aikana normaalisti, koska haltijan vaihto ei muuta sitä, mihin tunnus osoittaa. Tarkista siirron jälkeen Traficomin whois-palvelusta, että haltijaksi on merkitty oikea yritys.

Jos välittäjäkin vaihtuu samalla

Haltijan vaihdon voi tehdä joko nykyinen välittäjä tai uuden haltijan välittäjä. Oppaan mukaan uuden haltijan välittäjä pystyy tekemään siirron kuitenkin vain, jos sille on annettu siirtoavaimen lisäksi välittäjän vaihtoavain. Yksinkertaisinta on yleensä tehdä muutokset yksi kerrallaan: ensin haltijan vaihto nykyisellä välittäjällä, sitten tarvittaessa välittäjän vaihto.

Haltijan vaihto ei ole välittäjän vaihto

Avaimet menevät helposti sekaisin, koska ne kuulostavat samalta ja molemmat ovat voimassa 30 päivää.

Välittäjän vaihto ja sen ajoitus toimittajan vaihdossa on käyty läpi artikkelissa kotisivujen siirto toiselle toimittajalle.

Kun haltija ei vastaa tai ei suostu

Siirtoavain lähetetään aina nykyiselle haltijalle juuri siksi, ettei tunnusta voi siirtää ilman hänen suostumustaan. Välittäjän oppaan mukaan näin varmistetaan, ettei välittäjä voi siirtää tunnusta ilman käyttäjän todellista suostumusta. Sama suoja, joka estää muita viemästä sinun tunnustasi, estää sinua ottamasta tunnusta, joka on jonkun toisen nimissä.

Etene siksi tässä järjestyksessä:

• Kysy suoraan ja kirjallisesti. Useimmiten haltija on vain unohtanut koko tunnuksen, ja pyyntö hoituu muutamassa päivässä, kun kerrot tarkalleen, mitä häneltä tarvitaan: siirtoavain ja vastaus välittäjälle.
• Kerää näyttö. Laskut, joilla yritys on maksanut tunnuksen, sopimukset ja sähköpostit osoittavat, että tunnus on hankittu yrityksen käyttöön.
• Selvitä poistovaatimuksen mahdollisuus. Jos tunnus vastaa yrityksesi rekisteröityä toiminimeä tai tavaramerkkiä ja on rekisteröity vasta sen jälkeen, voit Traficomin poistovaatimusohjeen mukaan vaatia tunnuksen poistoa ja samalla sen siirtoa itsellesi. Käsittely on maksuton, ja Traficom arvioi muun muassa, onko käyttäjällä hyväksyttävä peruste tunnukseen.

Jos tunnus ei vastaa suojattua nimeäsi, Traficomilla ei ole välinettä ratkaista asiaa. Traficomin toimivaltaa koskevan ohjeen mukaan sopimuksiin liittyvät asiat kuuluvat välittäjälle ja Kilpailu- ja kuluttajavirastolle, ja toiminimeä tai tavaramerkkiä koskevat kysymykset PRH:lle. Työsuhteeseen tai toimeksiantoon liittyvä erimielisyys on arviomme mukaan juristin arvioitava asia.

Jos neuvottelu ei etene, vaihtoehto on uusi tunnus ja vanhan ohjaaminen siihen niin kauan kuin haltija sen sallii. Se on raskas ratkaisu, mutta joskus nopeampi kuin riita.

Com-tunnukset ja muut päätteet

Muiden kuin fi-tunnusten säännöt eivät tule Traficomilta. Com-tunnuksen haltijan muutos tehdään palveluntarjoajan eli rekisterinpitäjän kautta, ja menettelyyn vaikuttavat kansainvälistä verkkotunnusjärjestelmää hallinnoivan ICANNin siirtosäännöt sekä palveluntarjoajan omat ehdot. Nykyisten sääntöjen mukaan haltijan muutos vaatii vahvistuksen sekä vanhalta että uudelta haltijalta, ja muutoksen jälkeen tunnuksen siirto toiselle palveluntarjoajalle voi olla estetty määräajan, ellei estosta kieltäydy etukäteen. Käytäntö vaihtelee palveluntarjoajittain, joten katso ohje omalta palveluntarjoajaltasi ennen kuin aloitat.

Näin me teemme sen

Kun verkkotunnus on meillä hoidettavana, haltijaksi merkitään aina yrityksesi. Verkkotunnus voi olla myös yrityksesi omassa hallinnassa, jos niin haluat. Ylläpitoomme alkaen 25 €/kk sisältyy yhden verkkotunnuksen vuosimaksu ja automaattinen uusiminen. Jos sinulla on jo sivut muualla, käymme maksuttomassa ylläpitotarkastuksessa läpi muun muassa sen, kuka verkkotunnusta nyt hallinnoi, ja saat siitä kirjallisen yhteenvedon. Palvelun kuvaus on sivulla kotisivut yritykselle.