Kotisivut yhdistykselle, seuralle ja järjestölle

Miksi yhdistyksen sivut ovat eri asia kuin yrityksen sivut

Yrityksen sivuston tehtävä on tuottaa yhteydenottoja. Sitä mitataan tarjouspyynnöissä ja puheluissa, ja siksi yrityssivustolla kannattaa panostaa myyviin teksteihin ja selkeään toimintakehotukseen. Siitä kirjoitimme erikseen artikkelissa kotisivut pienyritykselle.

Yhdistyksellä tavoite on toinen. Sivuston tehtävä on vähentää kysymyksiä: milloin seuraava harjoitus on, mihin ilmoittaudutaan, kuka on puheenjohtaja, paljonko jäsenmaksu on ja mitä säännöissä lukee. Jokainen näistä on kysymys, joka muuten tulee sähköpostiin tai puhelimeen, ja yhdistyksessä se tulee vapaaehtoiselle, joka tekee työn oman työnsä ohessa.

Kolme piirrettä erottaa yhdistyksen projektin yrityksen projektista:

• Päivittäjä vaihtuu: hallitus ja toimihenkilöt vaihtuvat vuosikokouksissa. Sivusto, jonka osaa päivittää vain yksi ihminen, on riski.
• Budjetti on pieni ja kiinteä: jäsenmaksuista ja avustuksista koottu talousarvio ei jousta kesken vuoden. Kuukausikulun pitää olla ennustettava.
• Sisältö elää kaudessa: tapahtumat, kausimaksut ja kokouskutsut muuttuvat pitkin vuotta, perustiedot eivät juuri koskaan.

Mitä yhdistyksen sivuilla pitää olla

Alla on rakenne, joka sopii useimmille yhdistyksille, seuroille ja järjestöille. Se on tarkoituksella suppea: jokainen sivu, jota kukaan ei ylläpidä, vanhenee ja vie uskottavuutta.

Huomaa, että kolme kuudesta sivusta päivittyy korkeintaan kerran vuodessa. Se kannattaa pitää mielessä, kun mietitte, mistä maksatte: pysyvä sisältö kannattaa tehdä kerralla kunnolla, ja muutostyötä tarvitaan vain siihen pieneen osaan, joka elää.

Tapahtumat ovat se kohta, joka ratkaisee

Kokemuksemme mukaan suuri osa yhdistyksen sivuston kävijöistä etsii kahta asiaa: milloin ja missä. Jos tapahtumatiedot ovat sivustolla vanhentuneina, kävijä oppii nopeasti hakemaan tiedon muualta, käytännössä sosiaalisesta mediasta, eikä palaa sivustolle enää.

Siksi tapahtumaosion tekninen ratkaisu kannattaa valita sen mukaan, kuka sitä päivittää. Jos yhdistyksessä on henkilö, joka lisää tapahtumia viikoittain, tarvitaan julkaisujärjestelmä, jossa se onnistuu selaimessa ilman apua. Jos tapahtumia on muutama vuodessa, on halvempaa ja varmempaa tilata päivitykset palveluna, esimerkiksi päivityspaketilla.

Mikä jäsenviestinnästä kuuluu sivustolle ja mikä ei

Kaikki jäsenviestintä ei kuulu verkkosivuille. Sivusto on julkinen, ja siellä toimii hyvin se tieto, jonka saa ja pitääkin näkyä kaikille: toiminta, tapahtumat, yhteystiedot ja ohjeet. Sähköpostilista tai suljettu ryhmä hoitaa loput.

Jos yhdistys tarvitsee oikean jäsenalueen (kirjautuminen, jäsenrekisteri, maksujen seuranta), kyse ei ole enää kotisivuprojektista vaan järjestelmäprojektista, ja hinta on eri luokkaa. Useimmiten kannattaa käyttää siihen tarkoitettua jäsenrekisteripalvelua ja linkittää sinne sivustolta. Sivuston tehtäväksi jää olla se paikka, josta kaikki alkaa.

Mitä urheiluseura tarvitsee kotisivuilleen lisäksi?

Urheiluseura on yhdistys, mutta sen sivuilla käy eri joukko: pelaajat, huoltajat, valmentajat ja seuraan liittymistä harkitsevat perheet. He etsivät tietoa oman joukkueensa tai ryhmänsä kautta, joten sivusto kannattaa rakentaa niiden mukaan eikä hallituksen näkökulmasta.

• Joukkueet ja ryhmät: jokaisesta ikäluokka, taso ja vastuuhenkilö, jotta uusi perhe löytää oikean ryhmän ilman sähköpostikierrosta.
• Harjoitusajat ja -paikat: yhdessä paikassa, kausittain päivitettynä. Vanhentunut harjoitusaika tuottaa usein enemmän kysymyksiä kuin puuttuva.
• Ilmoittautuminen ja jäsenmaksut: kausimaksut, jäsenmaksu ja maksuohje selvästi esillä sekä linkki ilmoittautumiseen.
• Valmentajien yhteystiedot: mieluiten rooliosoitteet. Henkilökohtaisen puhelinnumeron julkaisemisesta kannattaa kysyä lupa.
• Sponsorit: logot ja linkit omalla paikallaan. Sovi sponsorin kanssa etukäteen, mitä näkyvyyttä sivuilla luvataan.

Alaikäisten kuvien julkaisuun pyydetään lupa. Tunnistettava kuva on henkilötieto, ja tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan lasten ja nuorten henkilötietoja on suojattava erityisen huolellisesti. Esimerkiksi MLL:n yhdistysohje neuvoo pyytämään alaikäisen kuvaamiseen ja julkaisemiseen kirjallisen luvan huoltajalta. Kerää luvat kauden alussa ilmoittautumisen yhteydessä, niin julkaisuvaiheessa riittää tarkistaa, onko kuvassa olevien lupa kunnossa.

Monella seuralla on käytössä erillinen seurojen hallintaan tarkoitettu palvelu, jossa hoidetaan jäsenrekisteri, ilmoittautumiset, laskutus ja joukkueiden viestintä. Kotisivuja se ei yleensä korvaa: sivusto on julkinen esittely, josta linkitetään palveluun. Silloin sivuilta voi jättää pois kaiken, mikä palvelussa jo päivittyy, ja kertoa vain, mistä tieto löytyy.

Kuka päivittää sivuja ja mitä se tarkoittaa alustavalinnalle

Tämä on yhdistyksen tärkein tekninen päätös, ja se kannattaa tehdä, ennen kuin katsoo yhtäkään ulkoasuehdotusta. Vaihtoehtoja on käytännössä kolme.

1. Yhdistys päivittää itse. Toimii, kun sivustolla on aktiivinen sisällöntuottaja: tiedottaja, valmentaja tai sihteeri, joka kirjoittaa uutisia useamman kerran kuussa. Tällöin julkaisujärjestelmä, yleensä WordPress, on perusteltu. Se tuo mukanaan myös vastuuta: päivitykset, varmuuskopiot ja tietoturva on hoidettava, muuten sivusto rapistuu parissa vuodessa.

2. Päivitykset tilataan. Toimii, kun muutoksia on muutama kuukaudessa. Silloin kevyt toteutus riittää, ja se on nopeampi ja vähemmän särkyvä kuin julkaisujärjestelmä. Vertailu näiden välillä on koottu artikkeliin kotisivualusta ja kotisivukone.

3. Sekamalli. Perussivut tehdään kerran, eikä niihin juuri kosketa. Tapahtumat ja ajankohtaiset asiat päivitetään erikseen: joko yhdistys päivittää ne itse tai päivitykset tilataan päivityspaketilla. Tämä on käytännössä monelle yhdistykselle paras vaihtoehto, koska se ei oleta vapaaehtoiselta teknistä osaamista eikä sitouta kuukausittaiseen työhön.

Ilmaiset alustat ja yhdistyksen sivut

Moni yhdistys aloittaa ilmaisella alustapalvelulla, ja siihen on hyvä syy: budjettia ei ole. Ratkaisu toimii hetken, mutta siinä on kaksi kohtaa, jotka osuvat yhdistykseen kovemmin kuin yritykseen.

Ensinnäkin verkko-osoite. Kun osoite on muotoa yhdistys.alusta.com, sitä ei saa mukaan, jos palvelu vaihtuu tai lakkaa. Oma verkkotunnus on yhdistyksen omaisuutta samalla tavalla kuin pankkitili, ja sen vuosimaksu on yleensä pieni. Toiseksi tunnukset: ilmaispalvelun tili on usein rekisteröity yhden ihmisen henkilökohtaiseen sähköpostiin, ja kun se ihminen jättää hallituksen, sivusto jää lukkojen taakse. Näiden kustannuksista kirjoitimme tarkemmin artikkelissa kannattaako ilmaiset kotisivut tehdä.

Jos yhdistyksellä on jo sivusto ilmaisella alustalla, siirto ei yleensä ole iso työ, sillä sisältö on valmiina ja rakenne on selvä. Vanhojen sivujen uusimisen periaatteet käydään läpi artikkelissa kotisivujen uusiminen.

Mitä yhdistyksen kotisivut maksavat

Peruspakettimme on alkaen 350 € ja sisältää neljä sivua. Ylläpito on alkaen 25 €/kk ja kattaa suomalaisen palvelimen, verkkotunnuksen vuosimaksun, varmuuskopiot, tietoturvapäivitykset ja yhden yhteystiedon päivityksen kuukaudessa. Kaikki hinnat ovat arvonlisäverottomia.

Jos yhdistyksellä on tapahtumia säännöllisesti eikä omaa päivittäjää, päivityspaketti on +20 €/kk ja sisältää 30 minuuttia muutostyötä kuukaudessa. Käytännössä se riittää muutaman tapahtuman lisäämiseen tai hallitustietojen päivittämiseen vuosikokouksen jälkeen. Laajemmat työt ovat 70 €/h, ja julkaisujärjestelmällä toteutettu laajempi sivusto hinnoitellaan tarjouksesta. Hintatasoja ja sitä, mistä hinta koostuu, käsittelee tarkemmin artikkeli mitä kotisivut maksavat.

Yksi käytännön huomio budjetointiin: yhdistyksen kannattaa päättää kuukausikulu koko vuodeksi kerralla ja kirjata se talousarvioon omaksi rivikseen. Se estää tilanteen, jossa lasku tulee yllätyksenä uudelle rahastonhoitajalle eikä kukaan tiedä, mistä se on.

Kolme asiaa, jotka yhdistykset unohtavat

Verkkotunnuksen omistaja. Tunnus rekisteröidään yhdistyksen nimiin, ei puheenjohtajan tai muun hallituksen jäsenen henkilökohtaisiin nimiin. Tämä on viiden minuutin asia perustettaessa ja iso ongelma jälkikäteen.

Sähköpostiosoitteet, jotka eivät riipu henkilöstä. Osoitteet muotoa puheenjohtaja@ tai info@ siirtyvät seuraajalle, henkilökohtainen osoite ei. Sivustolla kannattaa näkyä rooliosoite.

Tietosuoja. Jos sivustolla on jäsenhakemus- tai yhteydenottolomake, yhdistys käsittelee henkilötietoja ja tarvitsee tietosuojaselosteen. Sen tekeminen on pieni työ, mutta se pitää tehdä. Jos yhdistys saa toimintaansa julkista rahoitusta, digipalvelulain saavutettavuusvaatimukset voivat joissakin tilanteissa koskea myös sen sivustoa. Tarkista soveltuvuus ennen projektin aloitusta, koska vaatimukset vaikuttavat toteutukseen.

Näin projekti etenee

Yhdistyksen sivustoprojektia hidastaa useimmiten päätöksenteko eikä tekniikka: asia on hallituksen kokouksessa, kokous on kuukauden päästä, ja väliin osuu kesä. Siksi kannattaa sopia etukäteen, kuka päättää mistäkin. Käytännössä yksi nimetty yhteyshenkilö riittää, kun hallitus on hyväksynyt budjetin ja sivuston rakenteen.

Itse toteutus on nopea. Teemme demon yhdistyksen sivuista maksutta, ja se on nähtävillä 1–2 arkipäivässä. Päätätte vasta, kun olette nähneet valmiin sivun eikä pelkkää tarjousta paperilla. Projektin vaiheet on kuvattu artikkelissa kotisivujen tekeminen. Jos kilpailutatte useampia toimijoita, teidän kannattaa käydä läpi kotisivujen kilpailutus ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä.

Kannattaa myös varmistaa, että sivusto on nopea ja kevyt: yhdistyksen sivuja luetaan usein puhelimella harjoitusten välissä tai tapahtumapaikalla, jossa yhteys on heikko. Aiheesta lisää artikkelissa nopeat kotisivut. Ylläpidon sisällön voit tarkistaa palvelusivulta kotisivujen ylläpito.