Kotisivujen ostajan opas yritykselle tarpeesta ylläpitoon

1. Mitä sivujen pitää saada aikaan?

Moni kotisivuprojekti alkaa väärästä päästä. Yrittäjä selaa kilpailijoiden sivuja, kerää esimerkkejä ulkoasuista ja pyytää tarjouksen "samanlaisista sivuista". Ulkoasu on kuitenkin projektin helpoin osa. Vaikein ja tärkein päätös on se, mitä sivujen pitää saada aikaan, ja juuri se jää usein tekemättä.

Kirjoita tavoite yhdellä lauseella ennen kuin otat yhteyttä yhteenkään tekijään. Pienyrityksellä se on tavallisesti jokin näistä:

• Yhteydenotot: kävijä soittaa, lähettää viestin tai pyytää tarjouksen. Tämä on palveluyritysten yleisin tavoite.
• Varaukset: kävijä varaa ajan tai paikan suoraan sivuilta, kuten kampaamossa tai hierojalla.
• Luottamus: asiakas on jo kuullut yrityksestä ja tarkistaa, onko se todellinen ja millainen se on. Tämä koskee esimerkiksi alihankkijoita ja tarjouskilpailuihin osallistuvia yrityksiä.
• Vähemmän toistuvia kysymyksiä: aukioloajat, hinnasto ja toimialue löytyvät sivuilta, joten puhelin soi vähemmän samoista asioista.
• Myynti verkossa: kävijä ostaa ja maksaa sivuilla. Tämä on eri projekti kuin esittelysivusto, ja siitä kerrotaan alempana.

Tavoite ohjaa kaikkea, mitä myöhemmin päätät. Jos tavoite on yhteydenotto, puhelinnumero ja lomake kuuluvat jokaiselle sivulle. Jos tavoite on luottamus, referenssit, henkilöt ja y-tunnus nousevat tärkeämmiksi kuin hinnasto. Tavoitteen avulla tunnistat myös tekijän, joka puhuu vain väreistä ja animaatioista eikä kysy, mitä sivujen pitää tuottaa.

Kenelle sivut tehdään

Toinen alkuvaiheen kysymys on kävijä. Kuka sivuille tulee, mistä hän tulee ja mitä hän haluaa tietää ennen kuin ottaa yhteyttä? Kotitalousasiakas kysyy hintaa, aikataulua ja sitä, toimiiko yritys hänen kunnassaan. Yritysasiakas kysyy referenssejä, kapasiteettia ja sitä, kuka vastaa puhelimeen. Kun kirjoitat kolme tai neljä tällaista kysymystä ylös, sinulla on samalla runko sivujen sisällölle.

Aloita laajuudessa pienestä

Neljä sivua riittää useimmille pienyrityksille: etusivu, palvelut, yrityksen esittely ja yhteystiedot. Jos palveluita on useita ja ne ovat keskenään erilaisia, kullekin kannattaa antaa oma sivunsa, koska yhteen aiheeseen keskittyvä sivu on kävijälle selkeämpi ja löytyy hauissa helpommin. Joskus yksi sivu riittää, esimerkiksi yhden palvelun yritykselle, mainoskampanjan kohdesivuksi tai väliaikaiseksi ratkaisuksi uudelle yritykselle. Sivuja voi lisätä myöhemmin, kun tiedät, mitä asiakkaat oikeasti kysyvät.

Laajuuteen kuuluvat myös erityistarpeet. Merkitse ylös jo nyt, tarvitsetko ajanvarauksen, toisen kieliversion, uutisosion tai verkkomaksun. Ne vaikuttavat hintaan, alustaan ja aikatauluun enemmän kuin sivujen määrä.

Uudet sivut vai vanhan korjaus

Jos yritykselläsi on jo sivut, ensimmäinen kysymys on, mikä niissä ei toimi. Vanhentunut ulkoasu, väärät tiedot ja hidas lataus ovat eri ongelmia kuin se, ettei sivuille tule kävijöitä. Ensimmäiset korjataan sivuja uusimalla, viimeinen usein näkyvyystyöllä. Jos vanhalla sivustolla on hakukonenäkyvyyttä, se kannattaa säilyttää ohjaamalla vanhat osoitteet uusiin.

Syvemmälle: mitä pienen yrityksen sivuilla tarvitaan, kerrotaan artikkelissa kotisivut pienyritykselle, milloin yksi sivu riittää, artikkelissa yhden sivun kotisivut ja milloin vanha sivusto kannattaa uusia, artikkelissa kotisivujen uusiminen. Jos sivut eivät nyt tuo asiakkaita, syyn voi etsiä artikkelin miksi kotisivut eivät tuo asiakkaita avulla. Verkkokaupan ja kotisivujen eroa käsittelee artikkeli riittävätkö kotisivut vai tarvitsetko verkkokaupan.

2. Budjetti ja hinnoittelumallit

Kotisivujen hinnat vaihtelevat Suomessa nollasta kymmeniin tuhansiin euroihin, ja haarukka hämmentää monia ostajia. Haarukan leveys selittyy kolmella asialla: projektien koko vaihtelee paljon, tarjoukset sisältävät eri asioita ja tekijöiden kulurakenne on erilainen. Neljän sivun esittelysivusto ja monikielinen verkkokauppa ovat molemmat "kotisivut", mutta niiden työmäärät eivät ole samaa kokoluokkaa.

Alla on karkea jako siitä, mitä eri hintaluokista tyypillisesti saa. Luvut ovat arvonlisäverottomia arvioita, eivät mittauksia.

Jos tarpeesi on toisen rivin kokoinen ja tarjous neljännen rivin, kysy perustelut. Ero voi olla aiheellinen, jos tarjoukseen sisältyy esimerkiksi tekstien kirjoittaminen, valokuvaus ja vuoden ylläpito. Usein se kuitenkin kertoo, että tarjous on laskettu eri tarpeelle kuin sinun.

Kertakulu ja kuukausikulu ovat eri asioita

Kotisivuilla on kaksi kulua: toteutus, joka maksetaan kerran, ja ylläpito, joka toistuu niin kauan kuin sivut ovat verkossa. Ylläpito maksaa tyypillisesti 15–50 €/kk, ja siihen kuuluvat yleensä palvelin, verkkotunnus, varmuuskopiot ja tietoturvapäivitykset. Kuukausihinnat eivät ole vertailukelpoisia sellaisenaan, koska ne sisältävät eri asioita. Kysy jokaiselta tarjoajalta, sisältyykö kuukausimaksuun muutostyötä ja mitä tapahtuu, jos lopetat.

Sähköposti on oma kulueränsä. Se ei kuulu kaikkiin ylläpitopaketteihin eikä sitä kannata olettaa mukaan, ellei tarjouksessa sitä erikseen mainita.

Kolme hinnoittelumallia

Useimmissa kotisivuprojekteissa käytetään yhdistelmää: kiinteä hinta sovitulle laajuudelle ja tuntihinta sen ylittävälle työlle. Se on ostajalle hyvä malli, kunhan laajuus on kirjattu sivu sivulta ja lisätyö hyväksytään ennen kuin se tehdään. Erota myös tarjous ja arvio: tarjouksen summa on tavallisesti sitova, arvio on tekijän paras käsitys, ja lasku voi poiketa siitä. Kysy suoraan, kumpi paperisi on.

Halvin tuntihinta ei tarkoita halvinta projektia, koska lasku on tuntihinta kerrottuna tunneilla. Kokenut tekijä tekee saman työn usein nopeammin. Vertaa siksi arvioitua summaa, älä yksikköhintaa.

Mistä ei kannata maksaa

Muutama kuluerä toistuu tarjouksissa, vaikka ne harvoin tuottavat pienyritykselle vastinetta: täysin uniikki ulkoasu, jota kävijä ei erota yrityksen ilmeeseen muokatusta pohjasta, raskaat animaatiot, jotka hidastavat sivua, ja sivumäärä, jota kukaan ei lue. Raha tuottaa yleensä enemmän, kun sen laittaa selkeisiin teksteihin, omiin kuviin ja näkyvyyteen.

Syvemmälle: hinnan osat ja hintaluokat on avattu artikkelissa mitä kotisivut maksavat yritykselle, julkaisujärjestelmän kulut artikkelissa paljonko WordPress-sivut maksavat ja hinnoittelumallien erot artikkelissa kiinteä hinta vai tuntihinta. Jos harkitset maksutonta vaihtoehtoa, lue ensin kannattaako ilmaiset kotisivut tehdä yritykselle.

3. Alusta ratkaisee, kuka tekee ja kuka päivittää

Alustan valinta näyttää tekniseltä päätökseltä, mutta pohjimmiltaan se vastaa kahteen kysymykseen: kuka sivut tekee ja kuka niitä päivittää. Alustat eivät ole laatuluokkia. Hyvän sivuston tuntomerkit ovat samat riippumatta siitä, millä se on rakennettu, ja hakukonenäkyvyyteen alusta vaikuttaa vähemmän kuin sisältö ja rakenne.

Tärkein yksittäinen kysymys on: kuka päivittää sivuja ensi vuonna? Jos vastaus on "ei kukaan säännöllisesti", hallintapaneelia ei tarvita, ja kevyt toteutus on yleensä nopeampi ja halvempi ylläpitää. Jos yrityksessäsi on ihminen, joka julkaisee uutisia, tapahtumia tai artikkeleita useita kertoja kuussa, julkaisujärjestelmä maksaa itsensä takaisin, koska päivitykset eivät kulje tekijän kautta.

Kotisivukoneen todellinen hinta

Itse rakennettava alusta on houkutteleva, koska aloitus on halpa ja työn voi tehdä heti. Kuukausimaksut liikkuvat tyypillisesti muutamasta eurosta muutamaan kymmeneen euroon. Suurin kustannus on kuitenkin oma aika. "Parissa illassa" muuttuu helposti viikoiksi, kun tekstit pitää keksiä itse. Toinen asia, joka kannattaa tietää etukäteen, on siirrettävyys: kotisivukoneesta lähteminen tarkoittaa yleensä sivujen rakentamista uudelleen, koska sivuja ei useimmiten saa ulos muodossa, jonka voisi viedä toiseen palveluun.

Kotisivukone on hyvä valinta ideaa testaavalle yritykselle tai yhdistykselle, jolla on aikaa ja intoa tehdä itse. Se on huono valinta, jos aikasi on yrityksesi kallein resurssi.

Neljä kysymystä ennen valintaa

1. Kuka päivittää? Ja kuinka usein: kerran kuussa, kerran viikossa vai kerran vuodessa?
2. Paljonko oma aikasi on arvoltaan? Kaksikymmentä tuntia omaa työtä on harvoin halvempaa kuin valmis toteutus.
3. Saatko sivut mukaasi? Kysy sisällön siirrettävyys ennen kuin valitset alustan, ei vasta silloin, kun haluat lähteä.
4. Mihin sivusto kasvaa? Neljästä sivusta kymmeneen on helppo siirtymä. Esittelysivustosta verkkokaupaksi ei ole.

Tavallinen virhe on valita alusta ennen kuin tiedetään, mitä sivuilla tehdään. Kun vaiheen 1 tavoite, sivumäärä ja päivittäjä ovat selvillä, alusta seuraa niistä lähes itsestään. Hyvä tekijä kertoo myös, milloin hän suosittelisi jotain muuta kuin omaa tavallista ratkaisuaan.

Syvemmälle: vaihtoehdot ja niiden kustannukset on vertailtu artikkelissa kotisivualusta ja kotisivukone, tunnetuimmat alustat rinnakkain artikkelissa Wix, Squarespace, Webflow vai WordPress ja julkaisujärjestelmän hyvät ja huonot puolet artikkelissa WordPress-kotisivut yritykselle.

4. Tekijän valinta

Kotisivuja tekee Suomessa kirjava joukko freelancereita, pieniä kotisivupalveluita ja mainostoimistoja. Mikään tekijätyyppi ei ole automaattisesti oikea. Pienelle yritykselle tärkeintä on, että tekijä on tehnyt useita samankokoisia sivustoja ja on tavoitettavissa vielä vuoden päästä, kun ensimmäinen muutospyyntö lähtee.

Lue referenssit itse

Referenssilista on tekijän paras näyttö ja samalla helpoin kaunistella. Kuvakaappaus kertoo, miltä sivu näytti julkaisupäivänä, mutta ei sitä, toimiiko se yhä. Avaa siksi pari referenssiä omalla puhelimellasi ja katso neljää asiaa: ovatko sivut yhä verkossa, latautuvatko ne nopeasti, löytyykö puhelinnumero heti ja onko joukossa sinun kokoisiasi yrityksiä. Jos jokainen referenssi näyttää samalta pohjalta eri väreillä, räätälöintiä ei kannata odottaa. Se ei ole vika, kunhan hinta vastaa sitä.

Jos tekijä on ollut alalla pitkään, pyydä yhden asiakkaan yhteystieto ja kysy vain yksi asia: miten yhteistyö sujui julkaisun jälkeen. Rakennusvaiheessa lähes kaikki sujuu. Ero näkyy vasta, kun sivuille pitää tehdä muutoksia.

Kysymykset, jotka kertovat tekijästä eniten

• "Mitä tarvitset minulta ja milloin?" Kokenut tekijä vastaa heti, koska hän on tehnyt saman monta kertaa.
• "Kuka kirjoittaa tekstit?" Tekstit ovat tavallisin syy siihen, että projekti venyy.
• "Mitä tapahtuu, jos et ole tavoitettavissa?" Hyvä vastaus kertoo, kenellä muulla on pääsy sivustoon.
• "Miten sivut löytyvät Googlesta julkaisun jälkeen?" Vastaus paljastaa, ymmärtääkö tekijä, että julkaisu on vasta alku.
• "Voinko nähdä jotain ennen kuin sitoudun?" Demo omista sivuistasi kertoo enemmän kuin mikään esite.

Varoitusmerkit

Yksikään näistä ei yksinään ratkaise, mutta kaksi tai kolme samalta tekijältä kertoo, mihin yhteistyö on menossa:

• Lupaus ykkössijasta Googlessa. Sijoitusta ei voi taata, ja Google sanoo tämän itse hakukoneoptimoijan valintaa koskevassa ohjeessaan.
• Hinta vain suullisesti tai yhtenä rivinä ilman erittelyä.
• Kiirehtiminen, esimerkiksi "tarjous voimassa vain tänään".
• Monivuotinen sitova sopimus ennen kuin tiedät, toimiiko yhteistyö.
• Verkkotunnus aiotaan rekisteröidä tekijän nimiin.
• Referenssit vain kuvina, joita et pääse avaamaan.
• Tekijä ei kysy sinulta mitään ennen kuin kertoo hinnan.

Jos aiot käyttää myös Google-mainontaa, mieti, kuka vastaa kokonaisuudesta. Mainos vie kävijän sivulle, ja tulos riippuu yhtä paljon sivusta kuin mainoksesta. Kun sivut ja mainonta ovat eri tekijöillä, yhteydenottojen puute on helppo sysätä toisen vastuulle. Kaikkea ei tarvitse ostaa samalta taholta, mutta jonkun pitää nähdä molemmat puolet.

Syvemmälle: tekijätyypit, referenssien lukeminen ja varoitusmerkit on käyty tarkemmin läpi artikkelissa miten valita kotisivujen tekijä. Mitä hyvät sivut käytännössä ovat, kertoo artikkeli millaiset ovat hyvät yrityskotisivut, ja mainonnan perusteet ovat Google-mainonnan oppaassa.

5. Tarjouspyyntö ja tarjousten vertailu

Kotisivutarjous on harvoin väärin laskettu. Paljon useammin se on laskettu eri asiasta kuin naapuritarjous. Kun pyyntö kuuluu "paljonko kotisivut maksavat", jokainen tarjoaja täyttää puuttuvat tiedot omilla oletuksillaan, ja tuloksena on kolme lukua, joita ei voi asettaa rinnakkain. Halvin luku houkuttaa, ja valinta osuu helposti siihen tarjoukseen, jossa oletettiin eniten sinun tekevän itse.

Ratkaisu on lyhyt tarjouspyyntö, jossa olennaiset asiat on päätetty valmiiksi. Kun olet tehnyt vaiheet 1–3, sinulla on jo kaikki, mitä siihen tarvitaan.

Mitä tarjouspyyntöön kirjoitetaan

Lisää loppuun yksi lause: "Pyydämme hinnan eriteltynä yllä olevan jaottelun mukaan." Se on kohtuullinen pyyntö, ja tarjoaja, joka ei suostu siihen, kertoo jotain olennaista jo ennen sopimusta. Kolme tarjousta riittää. Kaksi ei anna vertailupohjaa, ja viisi tuottaa enemmän työtä kuin tietoa. Valitse mieluiten kolme erityyppistä tekijää, niin näet samalla, millaista palvelua eri hintaluokista saa.

Kymmenen kysymystä tarjoajalle

Kun tarjoukset ovat pöydällä, nämä kysymykset paljastavat erot nopeammin kuin hintavertailu. Voit lähettää ne sellaisenaan.

1. Kenen nimiin verkkotunnus rekisteröidään, ja saanko välittäjän vaihtoavaimen pyynnöstä?
2. Saanko sivuston sisällön ja kuvat mukaani, jos vaihdan palveluntarjoajaa?
3. Mitä kuukausimaksu sisältää ja mitä siihen ei kuulu, esimerkiksi sähköposti?
4. Mitä muutos maksaa julkaisun jälkeen, mikä on pienin laskutettava aika ja kuinka nopeasti muutos tehdään?
5. Montako muutoskierrosta hintaan kuuluu, ja mitä ylimenevät maksavat?
6. Onko sopimuksessa määräaika, ja mikä on irtisanomisaika sen jälkeen?
7. Kuka kirjoittaa tekstit ja kuka hankkii kuvat?
8. Kuka tekee työn ja kuka vastaa puhelimeen julkaisun jälkeen?
9. Miten varmuuskopiot otetaan, missä ne säilytetään ja kuka ne palauttaa?
10. Näenkö jotain omista sivuistani ennen kuin sitoudun?

Vertaa samoilla riveillä

Kirjoita vastaukset yhteen taulukkoon samaan järjestykseen. Rivit ovat toteutushinta, sivumäärä ja lisäsivun hinta, sisällöntuotanto, kuukausimaksu ja sen sisältö, sitoutumisaika, muutostyön hinta, verkkotunnuksen haltija sekä erikseen laskutettavat kulut. Kuukausimaksun rivi kääntää usein järjestyksen: toteutushinta maksetaan kerran, mutta kuukausimaksu ja sen sisältö toistuvat vuosia. Toisaalta halpa toteutus pitkällä määräaikaisella sopimuksella voi tulla kalliiksi.

Hinnan lisäksi katso kolmea asiaa. Vastausnopeus tarjousvaiheessa on paras näyte tulevasta palvelusta, koska silloin tarjoaja yrittää parhaansa. Tarjoaja, joka kysyy tarkentavia kysymyksiä, on lukenut pyyntösi. Lisäksi referenssit, jotka voi avata, kertovat enemmän kuin kuvat.

Syvemmälle: tarjouspyynnön runko, vertailutaulukko ja varoitusmerkit ovat artikkelissa kotisivujen kilpailutus. Jos tarjouksessa luvataan "hakukoneoptimoidut sivut", artikkeli kuuluuko hakukoneoptimointi kotisivujen tekoon kertoo, mitä lupauksen takana pitäisi olla.

6. Sopimus ja omistajuus

Sopimuksessa on kaksi tehtävää. Se kertoo, mitä ostat, ja se kertoo, miten pääset lähtemään. Moni ostaja lukee vain ensimmäisen osan ja kysyy omistajuudesta vasta, kun haluaa vaihtaa toimittajaa. Silloin neuvotteluasema on heikoin. Tekijän valinta on samalla päätös siitä, kuinka helppoa sinun on myöhemmin siirtyä eteenpäin.

Verkkotunnus

Verkkotunnus on yrityksesi osoite verkossa, ja sillä on aina haltija. Haltija päättää, mihin tunnus osoittaa ja kenelle se siirretään. Verkkotunnus voi olla yrityksesi omassa hallinnassa tai toimittajan hoidettavana, ja molemmat tavat toimivat. Ratkaisevaa on, että haltijaksi on merkitty yrityksesi. Toimittaja voi olla teknisenä yhteyshenkilönä, ja se on tavallista.

Fi-tunnuksen haltijan voi tarkistaa itse Traficomin verkkotunnushausta. Jos toimittaja vaihtuu, fi-tunnus siirretään uudelle välittäjälle Traficomin ohjeen mukaan välittäjän vaihtoavaimella, joka on voimassa 30 päivää. Kirjaa sopimukseen, että saat vaihtoavaimen pyynnöstä. Se on yksi lause, joka ehkäisee monta myöhempää riitaa.

Sisältö, kuvat ja tunnukset

Tekstit ja rakenne ovat vuosien työtä ja hakukonenäkyvyytesi perusta. Varmista, että saat ne mukaasi, jos yhteistyö päättyy. Kuvissa tilanne on mutkikkaampi: kuvapankista ostetun kuvan lisenssi voi olla tekijän nimissä, ei sinun. Pyydä siksi lista kuvista ja niiden lähteistä.

Jos sivut tehdään julkaisujärjestelmällä, jota päivität itse, pyydä omat pääkäyttäjätunnukset ja kysy, kenen nimissä maksulliset lisäosat ovat. Tekijän lisensseillä toimiva sivusto voi lakata saamasta päivityksiä, kun yhteistyö päättyy. Jos tekijä ylläpitää sivuja puolestasi, sinulla ei välttämättä ole tunnuksia lainkaan. Se ei ole ongelma, kunhan sopimuksesta näkyy, miten sivut ja sisältö saa mukaan.

Mitä sopimukseen kirjataan

Kuukausimaksullinen malli ilman aloitusmaksua voi olla toimiva ratkaisu, kunhan tiedät, mitä tapahtuu, kun maksu loppuu. Joissakin malleissa sivusto jää tekijälle, ja määräaika voi olla vuosia. Lue silloin erityisen tarkasti irtisanomisehdot ja kysy, mitä sinulle jää käteen, jos lopetat kesken.

Pidä sopimus kirjallisena ja hinnat eriteltyinä. Suullisesti sovittua on vaikea todentaa jälkikäteen, ja sähköpostiviesti, jossa laajuus ja hinta on kirjoitettu auki, on jo paljon parempi kuin ei mitään.

Syvemmälle: verkkotunnuksen, webhotellin ja sähköpostin työnjako on avattu artikkelissa verkkotunnus, webhotelli ja sähköposti ja kuvien oikeudet artikkelissa saako netistä löydettyjä kuvia käyttää kotisivuilla. Kun verkkotunnus on hankittu, varo valelaskuja: artikkeli verkkotunnushuijaus ja valelaskut kertoo, miten ne tunnistaa.

7. Mitä aineistoja tekijä tarvitsee sinulta?

Aineisto on kotisivuprojektin tavallisin pullonkaula. Itse rakentaminen vie ammattilaiselta tyypillisesti päiviä, mutta tekstien, kuvien ja päätösten odottaminen voi viedä viikkoja. Syy ei ole laiskuus: yrittäjällä on oma työnsä, ja asiakastyöt menevät kotisivujen edelle. Siksi aineisto kannattaa koota ennen aloitusta tai sopia sille päivämäärä heti alussa.

Aineistolista

Kirjoitatko tekstit itse vai teetätkö?

Tekstit ovat tarjouksissa tavallinen piilokohta, ja ne ratkaisevat aikataulun enemmän kuin mikään muu. Jos tekstit tulevat sinulta, projekti etenee sitä tahtia kuin toimitat ne. Jos ne kirjoitetaan puolestasi, tekijä tarvitsee silti raaka-aineet: mitä teet, mille alueelle, mikä erottaa sinut kilpailijoista ja miten hinnoittelu toimii. Sinun ei tarvitse osata kirjoittaa, mutta sinun pitää tietää, mitä sanoa. Puhelinkeskustelu tai ranskalaiset viivat paperilla riittävät usein hyvin.

Kun tekijä kirjoittaa tekstit, lue ne huolella. Vain sinä tiedät, pitävätkö väitteet paikkansa, ovatko hinnat ajan tasalla ja käytätkö itse niitä sanoja, joilla palveluasi kuvataan. Asiakas lukee sivuja sinun äänenäsi.

Omat kuvat ovat yleensä parempia

Aidot kuvat omasta työstä, tiloista ja ihmisistä kertovat kävijälle enemmän kuin kuvapankin yleiskuvat. Puhelimella otettu kuva riittää usein, kun valoa on tarpeeksi ja kuva on otettu vaakatasossa. Jos käytät kuvapankkia, lue lisenssi äläkä oleta. Netistä löydetty kuva ei ole vapaasti käytettävissä, vaikka siinä ei olisi vesileimaa.

Henkilökuvissa on tekijänoikeuden lisäksi kyse tietosuojasta, koska kuva, josta ihmisen tunnistaa, on henkilötieto. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan työntekijän kuvan voi julkaista yrityksen sivuilla ilman suostumusta, kun se on asiallisesti perusteltua ja tarpeellista yrityksen toiminnan kannalta, esimerkiksi kun työntekijän pitää olla asiakkaille tunnistettavissa. Työntekijällä on silti oikeus tietää, mihin kuvaa käytetään. Asiakkaan kuvaan pyydä lupa kirjallisesti.

Kun aineisto ei ole valmis

Täydellistä aineistoa ei kannata odottaa. Sovi tekijän kanssa, mitä tarvitaan ensimmäiseen versioon ja mitä voidaan lisätä myöhemmin. Usein ydin riittää julkaisuun: yhteystiedot, palvelut ja muutama kuva. Referenssisivu tai uutisosio voidaan lisätä, kun aineisto on koossa.

Syvemmälle: kuvien ja fonttien käyttöoikeudet on käyty läpi artikkelissa saako netistä löydettyjä kuvia käyttää kotisivuilla. Mitä aineistosta kannattaa koota, kun aikataulu on tiukka, kertoo artikkeli nopeat kotisivut.

8. Projekti ja aikataulu

Kotisivuprojekti etenee lähes aina samassa järjestyksessä: tavoite ja laajuus, rakenne, sisältö, toteutus, testaus ja julkaisu. Rakenne on näistä tärkein ja se, joka ohitetaan useimmin. Siinä päätetään, mitä sivuja tulee, missä järjestyksessä ja mitä kullakin sanotaan ensimmäiseksi. Kun rakenne on hyvä, ulkoasu on helppo. Kun rakenne puuttuu, kauniskaan ulkoasu ei saa kävijää ottamaan yhteyttä.

Työaika ja kalenteriaika ovat eri asioita

Pienen yrityksen muutaman sivun kotisivut valmistuvat tyypillisesti 1–3 viikossa, laajempi sivusto tai julkaisujärjestelmällä tehty sivusto yleensä 3–8 viikossa ja verkkokauppa usein 1–3 kuukaudessa. Luvut ovat arvioita kalenteriaikana. Varsinaista työtä on niissä selvästi vähemmän: ero syntyy vuoronvaihdoista. Tekijä odottaa aineistoa, sinä odotat seuraavaa versiota ja molemmat odottavat päätöstä.

Kysy siksi tekijältä kaksi lukua: montako työpäivää hän arvioi ja montako kalenteriviikkoa. Pyydä samalla kertomaan, mitä oletuksia lukujen välissä on. Tavallisesti oletus on, että aineisto on valmiina ja palaute tulee muutamassa päivässä.

Näin pidät projektin liikkeessä

• Sovi aineistopäivä aloituksessa ja samalla se, mitä tapahtuu, jos päivä ei pidä.
• Selvitä verkkotunnus ensimmäisenä päivänä: kenen nimissä se on, missä palvelussa ja toimivatko tunnukset. Vaihtoavaimen saaminen vanhalta välittäjältä ei ole kummankaan teistä käsissä.
• Varaa palautteelle aika kalenterista, niin se ei jää muiden töiden alle.
• Anna palaute kerralla yhtenä listana. Kokoa ensin kaikkien kommentit, niin yksi kierros ei jakaudu kolmeksi.
• Nimeä yksi päättäjä. Kun kolme ihmistä hyväksyy jokaisen tekstin, kalenteriaika kolminkertaistuu.
• Julkaise ensin ydin. Kaikkea ei tarvitse saada valmiiksi kerralla.

Kun julkaisupäivä on lukittu

Jos sivujen on oltava auki tiettynä päivänä, esimerkiksi messujen, kampanjan tai yrityksen avaamisen vuoksi, laske aikataulu takaperin. Julkaisu kannattaa tehdä vähintään 1–2 arkipäivää ennen määräpäivää, koska verkkotunnuksen osoitusmuutoksen voimaantulo vie tyypillisesti muutamasta tunnista vuorokauteen ja lomake pitää ehtiä testata. Viimeinen palaute kannattaa antaa noin viikkoa ennen ja aineisto toimittaa tekijälle 2–3 viikkoa ennen. Aineistopäivä on se, joka useimmiten pettää.

Jos laskelma ei mahdu kalenteriin, rajaa ensimmäinen julkaisu siihen, minkä on pakko olla valmiina. Kerro määräpäivä jo ensimmäisessä yhteydenotossa ja kysy, onko se realistinen. Pidemmässä projektissa sovi välietapit, esimerkiksi rakenne hyväksytty, ensimmäinen versio nähtävillä ja sisältö valmis. Silloin huomaat viivästyksen ajoissa.

Syvemmälle: projektin vaiheet ja tavallisimmat kaatumiskohdat ovat artikkelissa kotisivujen tekeminen, ja kestot kokoluokittain esimerkkilaskelmineen artikkelissa kauanko kotisivuprojekti kestää.

9. Vastaanotto ja tarkistus ennen maksua

Kotisivuprojektissa on kaksi hetkeä, jolloin neuvotteluasemasi on paras: ennen sopimusta ja ennen loppumaksua. Ennen kuittausta korjaukset ovat osa alkuperäistä työtä. Julkaisun jälkeen niistä tulee helposti tukipyyntöjä tai lisätyötä. Siksi vastaanotto kannattaa tehdä huolella, vaikka sivut näyttäisivät ensisilmäyksellä hyviltä. Ulkoasun näet heti, mutta tärkeimmät kohdat ovat niitä, joita et näe katsomalla.

Testaa kuin asiakas

Varaa noin tunti, puhelin ja tietokone. Nämä kohdat voit tarkistaa itse ilman teknistä osaamista:

1. Lue jokainen sivu alusta loppuun. Tarkista erityisesti numerot: puhelinnumero, y-tunnus, osoite, hinnat ja aukioloajat.
2. Lähetä lomakkeesta testiviesti omalla nimelläsi. Katso, mihin osoitteeseen se saapuu, ja tarkista roskapostikansio. Rikkinäinen lomake on listan pahin vika, koska kävijä näkee kiitosviestin ja olettaa, että viesti meni perille.
3. Avaa sivut omalla puhelimellasi. Kokeile valikkoa, vieritä jokainen sivu loppuun ja paina puhelinnumeroa. Mitään ei pitäisi joutua zoomaamaan.
4. Avaa etusivu mobiiliverkossa wifi pois päältä. Jos ensimmäinen näkymä jää tyhjäksi useaksi sekunniksi, kysy syytä. Googlen maksuton PageSpeed Insights antaa lisäksi mittarit.
5. Klikkaa jokainen linkki, myös alatunnisteen ja somekuvakkeiden. Mikään ei saa viedä virhesivulle tai esikatseluosoitteeseen.
6. Etsi tietosuojaseloste alatunnisteesta ja lomakkeen läheltä, ja lue, kuvaako se sitä, mitä yrityksesi oikeasti tekee.
7. Kysy kuvien lähteet ja lisenssit kirjallisena.
8. Kysy, poistuuko hakukoneiden esto julkaisussa. Esikatselu piilotetaan yleensä hakukoneilta, ja unohtunut esto pitää sivut poissa Googlesta.
9. Pyydä näkymä, josta verkkotunnuksen haltija näkyy. Pelkkä vakuutus ei riitä.
10. Kysy varmuuskopioista kolme asiaa: kuinka usein, missä ja kuka palauttaa.

Pyydä luovutuslista

Pyydä kirjallisena lyhyt lista siitä, mitä sinulle luovutetaan: verkkotunnuksen tiedot ja uusimispäivä, tunnukset tai tieto niiden puuttumisesta, kuvien lähteet, lomakkeen vastaanottajaosoite ja ylläpidon sisältö. Listan ei tarvitse olla pitkä, mutta sen pitää olla olemassa. Kun kolmen vuoden päästä joku kysyy, kuka hallitsee verkkotunnusta, vastaus löytyy sähköpostistasi eikä kenenkään muistista.

Virhe vai uusi toive

Kirjaa havainnot yhteen viestiin ja kerro jokaisesta, millä sivulla ja millä laitteella se näkyi. Kuvakaappaus auttaa. Erottele kaksi asiaa: virhe on jotain, joka ei vastaa sovittua, ja uusi toive on muutos siihen, mitä sovittiin. Kumpikin on oikeutettu pyyntö, mutta niistä sovitaan eri tavalla. Erottelu tekee keskustelusta helpomman molemmille ja estää riidan siitä, mikä kuuluu hintaan.

Kun korjaukset on tehty, käy lista uudelleen läpi niiltä osin kuin muutoksia tehtiin. Lomake kannattaa testata aina uudestaan, jos sivuihin on koskettu.

Syvemmälle: koko tarkistuslista testausohjeineen on artikkelissa näin tarkistat valmiit kotisivut ennen kuin maksat. Jos selain varoittaa, ettei sivu ole turvallinen, syyt ja korjaukset kertoo artikkeli selain sanoo, ettei sivusi ole turvallinen.

10. Laki ja tietosuoja

Yhtä lakia verkkosivujen sisällöstä ei ole. Velvoitteet tulevat useasta laista, ja osa niistä koskee vain tietynlaisia sivustoja. Ostajan kannalta tärkeintä on tietää, mitkä asiat kuuluvat tekijälle ja mitkä jäävät sinulle. Tekijä voi tehdä alatunnisteen ja evästeasetukset ja laatia selosteen, mutta yrityksesi viralliset tiedot, hinnat ja henkilötietojen käsittely ovat sinun vastuullasi, koska vain sinä tiedät, miten yrityksesi toimii.

Tunnistetiedot ja hinnat

Sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 176 §:n mukaan verkossa palveluja tarjoavan yrityksen on pidettävä helposti, välittömästi ja jatkuvasti saatavilla muun muassa nimensä, maantieteellinen osoitteensa, sähköpostiosoitteensa ja y-tunnuksensa sekä arvonlisäverotunnisteensa, jos se harjoittaa arvonlisäverollista toimintaa. Pelkkä yhteydenottolomake ei riitä, koska pykälä edellyttää nimenomaisesti sähköpostiosoitetta ja maantieteellistä osoitetta. Osakeyhtiön on lisäksi yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä annetun lain 15 §:n mukaan mainittava y-tunnuksensa verkkosivuillaan joka tapauksessa. Käytännön ratkaisu on alatunniste, joka näkyy jokaisella sivulla.

Hintoja ei ole pakko julkaista. Jos markkinoit kuluttajille tiettyyn hintaan, kuluttajansuojalain mukaan hinnasta on käytävä ilmi kokonaishinta veroineen. Yritysasiakkaille arvonlisäverottomat hinnat ovat tavallisia, kunhan hinnoista käy ilmi, sisältyykö vero niihin. Jos kuluttaja voi tilata suoraan sivuilta, kyse on etämyynnistä, ja tiedonantovelvollisuus laajenee huomattavasti.

Tietosuojaseloste ja evästeet

Yhteydenottolomake kerää nimen ja yhteystietoja, ja ne ovat henkilötietoja. Kun tietoja kerätään ihmiseltä itseltään, hänelle on kerrottava, kuka tiedot kerää, mihin niitä käytetään, kauanko niitä säilytetään ja mitä oikeuksia hänellä on. Verkkosivuilla tämä hoidetaan yleensä tietosuojaselosteella. Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeen mukaan tiedot voidaan antaa sähköisesti esimerkiksi verkkosivuilla. Seloste on yrityksesi oma asiakirja, koska rekisterinpitäjä on yrityksesi eikä sivujen tekijä. Pohjaa saa käyttää, mutta siitä pitää poistaa se, mitä et tee, ja lisätä se, mitä sivuillasi on.

Evästeissä raja on selkeä. Välttämättömät evästeet eivät vaadi suostumusta, mutta analytiikka, mainonnan seuranta ja monet upotukset vaativat sen lähtökohtaisesti. Valvova viranomainen Traficom on julkaissut evästeohjeen, jonka mukaan suostumuksen on oltava erillinen ja aktiivinen valinta ja kieltäytymisen yhtä helppoa kuin hyväksymisen. Selaimen asetukset tai sivun käytön jatkaminen eivät siis kelpaa suostumukseksi. Jos sivuillasi ei ole seurantaa, banneria ei tarvita. Jos mainostat ja mittaat tuloksia, banneri kuuluu kokonaisuuteen.

Ostajana kysy tekijältä kaksi asiaa: mitä sivuille latautuu ja testataanko, että kieltäytyminen oikeasti estää seurannan. Banneri, joka näyttää oikealta mutta ei ohjaa mitään, ei paljastu sivua katsomalla, vaan se pitää testata.

Tämä ei ole juridinen neuvo. Emme ole juristeja. Kohta kuvaa yleisiä periaatteita lakitekstin ja viranomaisten ohjeiden pohjalta. Jos toimialaasi koskee erityissääntely tai myyt kuluttajille verkossa, kysy asiaa lakimieheltä.

Syvemmälle: velvoitteet kohta kohdalta ovat artikkelissa pakolliset tiedot yrityksen verkkosivuilla, selosteen sisältö artikkelissa tietosuojaseloste kotisivuille, evästeet artikkelissa onko evästebanneri pakollinen ja saavutettavuus artikkelissa verkkosivujen saavutettavuus.

11. Julkaisu ja näkyvyys

Julkaisu on projektin lyhin vaihe ja usein se, jossa pienet unohdukset maksavat eniten. Sivut siirretään esikatseluosoitteesta yrityksen omaan osoitteeseen, verkkotunnus osoitetaan uudelle palvelimelle ja suojattu https-yhteys otetaan käyttöön. Varsinainen työ vie tunteja, mutta osoitusmuutoksen voimaantulo voi viedä vuorokauden, ja sen aikana osa kävijöistä näkee vielä vanhat sivut.

Julkaisupäivän muistilista

• Hakukoneiden esto pois. Esikatselun esto poistetaan, ja sivut ilmoitetaan Googlelle.
• Osoitemuodot samaan paikkaan. Kaikki muodot, www-alkuinen ja ilman sitä sekä http ja https, ohjautuvat yhteen osoitteeseen.
• Vanhat osoitteet ohjataan. Jos sivut korvaavat vanhan sivuston, jokainen muuttuva osoite ohjataan pysyvästi lähimpään vastaavaan uuteen sivuun, ei kaikkia etusivulle.
• Lomake testataan uudelleen oikeasta osoitteesta, koska julkaisu voi muuttaa lähetyksen asetuksia.
• Osoite päivitetään muualle: Google-yritysprofiiliin, sosiaaliseen mediaan, hakemistoihin ja sähköpostin allekirjoitukseen.
• Vanhaa sopimusta ei irtisanota vielä. Se päätetään vasta, kun uudet sivut on julkaistu ja todettu toimiviksi.

Jos sähköposti on samassa palvelussa kuin vanha sivusto, sen siirto on projektin riskialtein kohta. Postilaatikot luodaan valmiiksi uuteen palveluun ennen kuin mitään muutetaan, ja vanha laatikko pidetään auki vielä pari viikkoa. Usein turvallisinta on jättää toimiva sähköposti ennalleen ja siirtää vain sivut.

Mitä näkyvyydestä voi odottaa

Uudet sivut löytyvät yrityksen nimellä yleensä nopeasti, kun Google on käynyt ne läpi. Kilpailluilla hakusanoilla, kuten "putkiremontti Tampere", näkyvyys rakentuu pidemmällä aikavälillä, ja siihen vaikuttavat sisältö, kilpailu ja se, kuinka paljon muut sivustot viittaavat sinuun. Hyvin tehdyissä sivuissa perusasiat ovat kunnossa: jokaisella sivulla on oma kuvaava otsikko ja kuvaus, rakenne on selkeä, sivut latautuvat nopeasti ja toimivat puhelimella. Jatkuva näkyvyystyö on eri asia, ja siitä pitää saada mitattavia tuloksia.

Paikallisessa yrityksessä Google-yritysprofiili on usein yhtä tärkeä kuin itse sivut, koska se näkyy karttahauissa ja kerää arvostelut. Tarkista, että profiili on yrityksesi tilin hallussa ja että siinä on uusien sivujen osoite.

Jos tarvitset yhteydenottoja heti, Google-mainonta tuo näkyvyyttä niin kauan kuin kampanja on käynnissä. Hakukoneoptimointi rakentuu hitaammin, mutta sen tuoma näkyvyys jää, vaikka mainonta loppuisi. Kumpaakaan ei tarvitse päättää samalla kertaa kotisivujen kanssa. Ota Googlen maksuton Search Console käyttöön julkaisun yhteydessä, niin näet, millä hauilla sivut näkyvät ja klikataanko niitä.

Syvemmälle: mikä hakukoneoptimoinnista kuuluu sivujen rakentamiseen ja mikä on jatkuvaa työtä, kertoo artikkeli kuuluuko hakukoneoptimointi kotisivujen tekoon. Kokonaiskuva näkyvyydestä on artikkelissa mistä yrityksen näkyvyys verkossa koostuu, Search Consolen lukuja selittää artikkeli miksi näyttöjä tulee mutta klikkejä ei ja mainonnan aloittamista Google-mainonnan opas.

12. Ylläpito ja jatko

Kotisivut eivät ole valmis tuote vaan käynnissä oleva palvelu. Ne tarvitsevat palvelimen, verkkotunnuksen, joka uusitaan säännöllisesti, ja salausvarmenteen, joka vanhenee. Jos jokin näistä unohtuu, sivusto katoaa verkosta tai selain alkaa varoittaa kävijää. Kokemuksemme mukaan yleisin syy ei ole hakkerointi vaan unohdus: verkkotunnuksen uusimislasku menee osoitteeseen, jota kukaan ei enää lue.

Mitä ylläpidosta kannattaa tarkistaa

Muutokset julkaisun jälkeen

Sivuille tulee uusia palveluita, hinnasto muuttuu ja henkilöstö vaihtuu. Nämä muutokset ovat lähes aina tuntityötä tai kuukausipaketin sisältöä, joten niiden hinta kannattaa selvittää jo ennen ensimmäistä sopimusta. Jos muutoksia tulee kuukausittain, paketti, jossa on muutama kymmenen minuuttia työtä kuussa, on usein helpompi budjetoida kuin erilliset laskut. Jos muutoksia on muutama vuodessa, tuntityö riittää. Pyydä arvio ennen kuin työ aloitetaan, sillä yhden kappaleen vaihto ja uuden palvelusivun rakentaminen ovat molemmat "muutoksia".

Tarkista myös, voiko sivuja muuttaa joku muu kuin alkuperäinen tekijä. Jos ei voi, lisätöiden hinta on käytännössä yhden toimijan päätettävissä.

Milloin sivut uusitaan tai toimittaja vaihtuu

Sivut kannattaa käydä läpi kerran vuodessa, esimerkiksi tilinpäätöksen yhteydessä: ovatko tiedot oikein, toimiiko lomake, onko verkkotunnuksen haltija oikea ja kuvaako tietosuojaseloste nykyistä toimintaa. Uusiminen tulee ajankohtaiseksi, kun sivut eivät enää toimi puhelimella, kun niitä ei pysty päivittämään tai kun yritys on muuttunut niin, ettei sivu enää kerro, mitä teet.

Jos haluat vaihtaa toimittajaa, järjestys on aina sama: varmista omistukset, rakenna uudet sivut rinnalle, siirrä sähköposti hallitusti, osoita verkkotunnus uudelle palvelimelle, tee uudelleenohjaukset ja irtisano vanha sopimus vasta, kun uudet sivut toimivat. Tarkista vanhan sopimuksen irtisanomisaika heti alussa, koska se voi olla kuukausia. Pidä sävy asiallisena silloinkin, kun vaihdon syy on tyytymättömyys: tarvitset entiseltä toimittajalta vaihtoavaimen, sisällön ja usein pari teknistä vastausta.

Syvemmälle: siirron vaiheet ja tyypilliset ansat ovat artikkelissa kotisivujen siirto toiselle toimittajalle, uusimisen merkit artikkelissa kotisivujen uusiminen ja toimintaohjeet murron jälkeen artikkelissa kotisivut hakkeroitu: mitä tehdä heti. Meidän ylläpitomme sisältö on kerrottu sivulla kotisivujen ylläpito.

Ostajan tarkistuslista

Tähän on koottu koko oppaan tärkeimmät kohdat ostopolun järjestyksessä. Käy lista läpi ennen tarjouspyyntöä, ennen sopimusta ja ennen loppumaksua.

Ennen tarjouspyyntöä

• Tavoite on kirjoitettu yhdellä lauseella.
• Sivut on listattu nimeltä, ja erityistarpeet on merkitty.
• Tiedät, kuka päivittää sivuja ja kuinka usein.
• Olet päättänyt, kuka kirjoittaa tekstit ja hankkii kuvat.
• Nykyisen verkkotunnuksen haltija ja tunnukset on selvitetty.

Ennen sopimusta

• Tarjoukset on eritelty, ja niitä voi vertailla samoilla riveillä.
• Tiedät, mitä kuukausimaksu sisältää ja mitä ei, myös sähköpostin osalta.
• Muutoskierrokset, lisätyön hinta ja sen hyväksyntä on kirjattu.
• Verkkotunnuksen haltijaksi merkitään yrityksesi, ja vaihtoavaimen saa pyynnöstä.
• Minimijakso, irtisanomisaika ja se, mitä saat mukaasi, ovat paperilla.
• Aikataulussa on sekä tekijän toimitusajat että sinun aineistopäiväsi.

Ennen loppumaksua

• Jokainen sivu on luettu ja numerot tarkistettu.
• Lomakkeen testiviesti on tullut perille oikeaan laatikkoon.
• Sivut toimivat omalla puhelimellasi, ja linkit vievät oikeisiin paikkoihin.
• Tietosuojaseloste on olemassa ja kuvaa yrityksesi toimintaa, ja alatunnisteessa ovat yrityksen tunnistetiedot.
• Hakukoneiden esto poistetaan julkaisussa, ja vanhat osoitteet ohjataan uusiin.
• Sinulla on kirjallinen luovutuslista: verkkotunnus, tunnukset, kuvien lähteet ja ylläpidon sisältö.

Näin me teemme sen

Teemme kotisivuistasi maksuttoman demon, ennen kuin sitoudut mihinkään. Demo on nähtävillä 1–2 arkipäivässä, ja se on toimiva sivu, jota voit selata puhelimella ja tietokoneella. Voit siis tarkistaa sisällön, puhelinnäkymän ja linkit jo ennen ostopäätöstä. Vähimmillään tarvitsemme logon, yhteystiedot ja lyhyen kuvauksen siitä, mitä teette. Muutoskierrosten jälkeen sivut julkaistaan tavallisesti 1–2 viikon aikana, aineistosta riippuen.

Hinnat ovat arvonlisäverottomia. Kotisivujen peruspaketti (4 sivua) on alkaen 350 €, ja siihen kuuluvat tietosuojaseloste ja tarvittaessa evästekäytäntö. Ylläpito on alkaen 25 €/kk, ja siihen sisältyvät suomalainen palvelin SSL-suojauksella, yhden verkkotunnuksen vuosimaksu, päivittäiset varmuuskopiot, valvonta, tietoturvapäivitykset, tekninen tuki arkisin ja yksi yhteystiedon päivitys kuukaudessa. Minimijakso on kolme kuukautta. Sähköposti ei sisälly ylläpitoon. Päivityspaketti (+20 €/kk) lisää ylläpitoon 30 minuuttia muutostyötä kuukaudessa, ja muut sivujen muutokset tehdään hintaan 70 €/h. WordPress-toteutukset, laajemmat kokonaisuudet ja hakukoneoptimointi hinnoitellaan tarjouksesta.

Sisältö on sinun, ja verkkotunnus voi olla yrityksesi omassa hallinnassa tai meillä hoidettavana. Kun se on meillä, haltijaksi merkitään aina yrityksesi. Jos tarvitset myös näkyvyyttä, Google-mainonta on alkaen 99 €/kk ja aloitusmaksu 99 €. Mainosbudjetti maksetaan Googlelle erikseen. Pakettien sisältö on sivulla kotisivupaketit.